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Documento digital x documento físico: saiba as diferenças!

Documento digital x documento físico: saiba as diferenças!

Já parou para pensar quanto tempo uma empresa perde no ano, se forem somados todos os minutos que cada funcionário ocupa diariamente com tramitação de documentos em papel? E o desconforto de levar até 30 dias para concluir o fechamento de um contrato e ficar com uma única via que, se extraviada, deixa a organização totalmente desprotegida juridicamente? Esses são apenas alguns problemas de não ter um documento digital.

Em tempos de Indústria 4.0, manter documentos físicos na empresa é conviver com uma verdadeira âncora na produtividade e flexibilidade da organização. Você sabia que, a cada 12 segundos, um documento desaparece nas empresas? E que cada documento não digitalizado leva, em média, 2 horas/dia para ser localizado?

Pois bem, de início, já dá para perceber que as diferenças em termos de vantagem competitiva entre documentos digitais e físicos são muito amplas, certo? Mas vamos mais a fundo nessas questões, mostrando o que sua empresa pode estar perdendo em um momento-chave do mercado! Acompanhe!

Quais são as principais diferenças entre documentos físicos e digitais?

Existem inúmeras distinções entre ter uma empresa paperless ou tramitar o patrimônio informacional da empresa em papéis assinados fisicamente. Algumas delas você confere abaixo.

Vida útil

O tempo de vida do papel é limitado, haja vista a deterioração natural do suporte físico ao longo do tempo (o contato com a luz e o oxigênio desgastam a lignina, substância base da madeira, matéria-prima do papel). Há ainda a fragilidade do documento físico em contato com a água e sua facilidade para ser rasgado.

O documento digital, por outro lado, tem vida útil ilimitada se arquivado corretamente em plataformas apoiadas em computação em nuvem. Como não precisa ser impresso, não há o risco de danos físicos provocados por aquele café que pode ser derramado nas folhas (ainda que isso ocorresse, bastaria reimprimi-lo, já que o código impresso no documento permite a verificação da autenticidade em todas as suas cópias).

Custo

Uma caixa com 5 resmas de papel sulfite custa, em média, R$ 100,00. Um toner para impressora a laser pode chegar próximo de R$ 400,00. E o que dizer da energia excedente gasta com inúmeras impressões e digitalizações mensalmente? Agora pense em toda essa despesa no ano? Pensou? Pois bem, o custo do papel vai muito além disso.

Uma empresa sem papel precisa de muito menos espaço físico do que outra, que tenha de conviver com toneladas de arquivos guardados em salas especiais. É necessário citar ainda o custo com validações notariais, que são dispensáveis quando há Assinatura Digital. A tramitação de documento digital derruba significativamente os custos de uma organização.

Flexibilidade

Uma empresa digital está em todos os lugares ao mesmo tempo. O diretor pode assinar contratos enquanto aguarda seu voo no saguão do aeroporto; o gerente faz reunião de trabalho a distância, compartilhando planilhas de metas com a equipe comercial, mesmo que cada um esteja em uma área geográfica diferente. Isso sem falar na possibilidade de dar andamento a processos junto ao cliente em qualquer momento e dia da semana.

Um documento físico, por sua vez, só existe juridicamente naquele suporte assinado de forma manuscrita e chancelado por via notarial. Caso seja perdido, é necessário recomeçar todo o processo de emissão, com novas inserções de assinaturas.

Além disso, o arquivo físico só existe dentro da empresa. Se por acaso você precisar dele em sua residência, ou se o vendedor necessitar de alguma documentação do escritório em visita externa, a falta de mobilidade pode gerar perda de tempo e até de clientes. Tal diferença é muito marcante entre o documento digital e o físico.

Produtividade

Outra diferença entre documento físico e digital se dá no campo da produtividade. Um contrato de prestação de serviços firmado com Assinatura Digital pode ser concluído em poucos minutos, sem necessidade de envio de remessas via postal, sem motoboy, sem chancelas notariais.

Por outro lado, o ciclo de vida do papel impõe uma série de rituais que retardam o fluxo de processo em qualquer atividade empresarial, do contrato à emissão de uma simples declaração.

Postura sustentável

O uso do papel, tomado em larga escala, provoca danos irreversíveis à natureza. Hoje, 60% da produção de papel e celulose vêm de áreas de reflorestamento. Entretanto, como essa recomposição é feita nos moldes de monocultura, o resultado é a degradação do solo e a desertificação das áreas utilizadas.

Além disso, a produção de uma única folha de papel A4 demanda o uso de 10 litros de água. Isso sem contar o grande número de árvores destruídas para a fabricação de cada tonelada de papel: são 11 eucaliptos para cada 1.000 kg de papel. Tudo isso explica por que 87% dos consumidores brasileiros preferem comprar em empresas sustentáveis.

Já o documento digital, para além da gestão de custos, contribui com o meio ambiente e sinaliza respeito ao desenvolvimento sustentável, uma indicação a clientes, fornecedores e investidores que fortalece a marca no mercado.

Mas há ainda um elemento fundamental do documento digital: a segurança.

Os documentos digitais são mais seguros do que os físicos?

A segurança do documento digital se refere tanto ao menor risco de fraude quanto à proteção elevada no armazenamento dos dados.

Sobre esse segundo fato, basta lembrarmos que o documento eletrônico pode ser alocado em nuvem privada, suporte repleto de recursos de segurança da informação, como autenticação de dois fatores, backups automáticos e, atualmente, blockchain.

Enquanto isso, o documento em papel costuma se perder em montanhas de pastas que vão se acumulando na empresa ao longo dos anos. Ainda, é difícil manter sigilo em arquivos físicos.

Já referente à autenticidade, é preciso dizer que a Assinatura Digital (realizada por meio de Certificado Digital) é formada por um conjunto de algoritmos e recursos criptográficos que tornam virtualmente impossível a adulteração. Qualquer tentativa de mudança no conteúdo assinado “quebra” a assinatura aposta.

Na Assinatura Digital, há um par de chaves criptográficas, uma pública e uma privada, geradas por meio do Certificado Digital. Uma chave é usada para codificar o documento (de conhecimento exclusivo do subscritor), e outra é de conhecimento público, atrelada à chave privada, mas com a finalidade apenas de decodificar o documento digital.

Tudo isso é resultado de um processo criptográfico extremamente complexo e que, devido à tamanha segurança, já foi consolidado como meio exclusivo de assinatura em órgãos públicos como Poder Judiciário (Processo Judicial Eletrônico–PJe) e Receita Federal.

Ter um Certificado Digital é condição básica para o exercício da contabilidade, haja vista que todas as escriturações no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) são realizadas com Assinatura Digital.

O mesmo se aplica aos advogados, já que não há como peticionar em processos eletrônicos sem autenticação por Certificado Digital. Esse procedimento de transição inevitável ao documento digital ocorre, principalmente, pela extrema segurança dessa forma de confirmação de autoria.

Quais são as vantagens de investir em documentos digitais?

Depois das reflexões que apontamos aqui, você já percebeu alguns dos benefícios do documento digital em relação à sua versão em papel. Sistematizando, algumas das vantagens do universo paperless são:

  • mobilidade;
  • eficiência corporativa;
  • velocidade no fluxo de processos;
  • facilidade de acesso;
  • flexibilidade;
  • durabilidade;
  • redução de custos;
  • aumento de produtividade;
  • apoio ao desenvolvimento sustentável;
  • muito mais segurança.

A Soluti é referência nacional em Certificação Digital. Ela apresenta um vasto portfólio de soluções de identificação digital e criptografia para os profissionais das mais diversas áreas. A Soluti conta, inclusive, com a praticidade do Certificado Digital em nuvem, sem necessidade de Token ou Smartcard.

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Fonte: Soluti

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