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Como fazer uma reunião de trabalho para minimizar os erros?

Como fazer uma reunião de trabalho para minimizar os erros?

“Você nunca pode cometer o mesmo erro 2 vezes, porque a segunda vez que você erra não é um erro, é uma escolha.” — Steven Denn

Essa afirmação pode fazer sentido quando você é a única pessoa responsável pelo erro. Mas e se um grupo de pessoas errar?

Por exemplo, é fácil para você identificar e consertar os erros que a sua equipe comete no trabalho? Dependendo do seu nível de autoconfiança, só o fato discutir esses problemas abertamente com seus colaboradores pode ser uma missão impossível.

E se acontecer um erro envolvendo as 10.000 pessoas da empresa? Repetir esse erro é, realmente, uma escolha, como diz a frase? Ou será que esses tipos de problemas simplesmente estão fora do nosso controle?

A má notícia é que consertar erros cometidos por grupos de pessoas é muito mais difícil do que reparar nossos próprios erros.

E a boa notícia, é que é possível consertar erros generalizados da equipe — e isso pode ser feito nas reuniões. Então vamos descobrir como fazer uma reunião de trabalho que ajude a evitar erros e consertá-los.

Como fazer uma reunião de trabalho pensando nos erros 

Levante a mão se a sua equipe separa um tempo regularmente para se perguntar “O que estamos fazendo bem? O que não está funcionando? E como podemos ser melhores daqui para frente?”

Se você ainda está com a mão levantada depois dessas 3 perguntas, provavelmente está trabalhando com um time ágil que faz retrospectivas regularmente. Retrospectivas são um tipo de reunião de equipe que serve como oportunidade para refletir e discutir sobre o que poderia ser melhorado e determinar quais processos devem continuar existindo.

O objetivo é incentivar a melhoria contínua com base em um feedback honesto da equipe. Vale notar que 80% dos times ágeis fazem retrospectivas, então se você ainda não faz parte da maioria, é hora de se juntar a nós!

Mesmo que você não esteja trabalhando em um time ágil, investigar o andamento do seu trabalho para encontrar formas de melhorar dali para frente pode ser a diferença entre a sua equipe cometer erros consistentemente ou mudar para melhor.

E aqui vai o melhor: mesmo que sua equipe faça essas reuniões regularmente, com que frequência ela realmente muda como resultado delas? A maioria das equipes diz que vai resolver um problema, mas no fim nada muda.

Muitas equipes só dizem que vão mudar, seja por intimidação ou por falta de adesão e comprometimento. Mas só porque novos processos ou regras da equipe são difíceis de implementar, isso não significa que os desafios não devam ser encarados de frente. Como disse o Mestre Yoda: ” Não tente. Faça. Ou não faça. Não existe tentar.”

como conduzir uma reunião de equipe

Então a questão é seguinte: se reuniões que focam em melhoria contínua são a melhor forma de identificar e reparar os erros da sua equipe, como fazer uma reunião de trabalho que realmente leve à mudança?

Como conduzir uma reunião de equipe que leve à mudança

Reuniões eficientes, que focam em melhoria contínua e levam a mudanças reais, se apoiam em 3 fatores: pessoas, processos e acompanhamento.

como aumentar a produtividade das suas reuniões

Pessoas: Convidar as pessoas certas para a reunião.

Processo: Facilitar a reunião de modo a incentivar a participação e ajudar a equipe a focar nos assuntos mais importantes. Isso é importante para incentivar as pessoas a falarem, especialmente se você trabalha com um time remoto.

Acompanhamento: Comprometer-se com os itens de ação. O seu trabalho não termina quando a reunião acaba. Agora você realmente tem que fazer algo para mudar.

O que faz as “Reuniões de Melhoria Contínua” tão difíceis é que, para ter sucesso, você precisa dar conta desses 3 aspectos.

Por exemplo, imagine que você tenha convidado as pessoas certas para a reunião e está seguindo um processo que permite que todos se expressem, mas não há acompanhamento depois que a reunião acaba. Foi uma reunião produtiva? Dificilmente.

Ou então, imagine que você convidou as pessoas certas para a reunião e está acompanhando os seus itens de ação, mas não criou um espaço para que pessoas mais introvertidas falem. Será que toda a equipe vai aderir às mudanças? Provavelmente não.

5 dicas de como fazer uma reunião de trabalho pensando na melhoria contínua

Aqui estão 5 dicas práticas que você pode utilizar para convidar as pessoas certas para a reunião, conduzir um bom processo e incentivar o acompanhamento dos pontos de ação.

1. Convide apenas as pessoas necessárias

Algumas fontes sugerem que você nunca deve convidar mais de 7 pessoas para uma reunião. Apesar de ser um conselho difícil de colocar em prática, garanta que a lista de convidados para a reunião se limite a quem tomará as decisões ou quem será diretamente impactado por elas.

Para cada pessoa que você for convidar, pergunte-se: “se por algum motivo essa pessoa não pudesse comparecer à reunião, ainda conseguiríamos identificar e analisar bem os problemas da nossa equipe?” Se a resposta for “sim”, então essa pessoa não deveria ser convidada. Se elas não acrescentarem valor à conversa, a reunião é uma perda de tempo para você e para elas.

Tenha em mente que isso pode significar, inclusive, desconvidar a chefia! Equipes auto organizadas desempenham melhor no longo prazo e, às vezes, a melhor forma de a chefia ajudar é permitindo que o time trabalhe com pouca intervenção.

2. Lembre-se que quem participa remoto também faz parte da equipe

Seu time trabalha remoto? Responder a essa pergunta pode não ser tão simples quanto parece.

De acordo com o coach de equipes ágeis, Mark Kilby, há 3 tipos de times remotos: satélites, ‘clusters’ e nebulosas:

  • Times satélites são aqueles em que há um grupo central de pessoas dividindo o mesmo espaço e um ou mais indivíduos trabalhando remoto.
  • Times clusters são aqueles em que há vários grupos que trabalham no mesmo espaço, mas cada grupo está geograficamente separado um do outro.
  • Times nebulosa são aqueles em que todas as pessoas trabalham de lugares diferentes.

De acordo com Kilby, todos esses são tipos de times de trabalho remoto. Mas não importa qual o seu caso, o importante é saber como fazer uma reunião de trabalho em que todas as pessoas tenham a mesma oportunidade de participar.

Se você já foi a única pessoa a participar remotamente de uma reunião, você sabe como isso pode ser difícil!😅

Uma solução é designar uma pessoa que está participando presencialmente para “fazer dupla” com quem está remoto. Se essa pessoa não conseguir falar na reunião, é responsabilidade da dupla fazer com que isso aconteça.

Outra solução é exigir que o time se torne uma nebulosa. Na prática, isso significa que se uma pessoa participa remotamente, todas as outras devem fazer o mesmo, de modo que a reunião aconteça por ligação ou por vídeo, mesmo se o resto da equipe estiver no mesmo escritório. Isso vai ajudar a colocar todos no mesmo nível e a cultivar a empatia no trabalho.

3. Use técnicas de facilitação

Você sabe como conduzir uma reunião de equipe de modo que todas as pessoas participem ativamente?

Ninguém gosta daquele silêncio desconfortável quando o objetivo da reunião é a colaboração no trabalho em equipe.

É aqui que entra a boa e velha facilitação. De acordo com Sam Kaner, coautor do livro The Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making, facilitadores têm 4 responsabilidades:

  • Incentivar a participação completa. Facilitadores ajudam a cultivar um espaço respeitoso, seguro, convidativo e de trabalho em equipe para que todas as pessoas na equipe contribuam.
  • Promover a compreensão mútua. Facilitadores ajudam o grupo a entender uns aos outros para alcançar um aprendizado coletivo.
  • Estimular soluções inclusivas. Facilitadores ajudam o grupo a encontrar soluções que levem em consideração opiniões e perspectivas diferentes.
  • Cultivar a responsabilidade compartilhada. Facilitadores ajudam a fortalecer o grupo para que ele assuma responsabilidade sobre os resultados da reunião.

Então, o que facilitadores fazem na prática?

Veja este exemplo: para criar um espaço que facilite a participação de pessoas introvertidas, facilitadores podem escolher usar o brainwriting para gerar ideias rapidamente .

Assim como o brainstorming, o brainwriting é uma técnica que permite que os grupos gerem ideias rapidamente. Mas, o brainwriting difere da técnica de brainstorming, pois as pessoas anotam suas ideias em post-its ou pedaços de papel antes de compartilhar com o grupo. O brainwriting não apenas acelera o processo de geração de ideias, como também incentiva todas as pessoas a participarem em pé de igualdade.

Aqui vai outro exemplo de como facilitar discussões abertas de forma eficiente

Para garantir que uma ampla variedade de opiniões seja considerada, facilitadores podem perguntar: “Existem outras opiniões sobre esse assunto?” ou “Como outra pessoa veria isso?”

Perguntas como essas abrem espaço para que as pessoas contribuam. De outro modo, elas poderiam se sentir desconfortáveis para falar.

4. Siga a energia

Imagine por um momento que a sua equipe identificou um problema que precisava de atenção, mas não havia um consenso sobre como resolvê-lo. O que você faria para chegar a um acordo?

Em algumas equipes, a pessoa mais sênior é quem toma a decisão.

Em outras, nenhuma decisão é tomada até que toda a equipe esteja alinhada.

Como a sua equipe toma decisões sobre os próximos passos?

Se você não sabe imediatamente a resposta a essa pergunta, considere o seguinte: existem 8 modelos diferentes de tomada de decisão, variando de autocrático (em que uma só pessoa decide) a consensual (em que todos devem entrar em um acordo).

Outra forma de tomar uma decisão é por consentimento. Nesse tipo de tomada de decisão, o grupo concorda em tomar uma decisão assim que encontrar uma solução “boa o bastante“. Em vez de esperar pelo melhor caminho a seguir, você espera até que não haja qualquer objeção e então se compromete a executá-la.

Uma forma de colocar em prática a tomada de decisão baseada em consentimento é “Seguir a energia”. Eu aprendi essa técnica da especialista em retrospectivas Diana Larsen.

Funciona desta forma:

  • Liste todas as ações que a equipe está considerando.
    1. Peça à equipe que avalie o impacto relativo de cada ação (na imagem abaixo, estamos usando um planejamento de projetos no estilo “tamanhos de camisetas”).
  • Peça à equipe que avalie o esforço relativo que cada ação levaria.
  • Por fim (e mais importante), peça a todas as pessoas que coloquem um ponto ao lado do item de ação que eles têm energia para trabalhar.

reuniões eficientes

O item de ação que tiver o maior número de “votos de energia” é o que tem mais chances de ser colocado em prática. Mesmo que algumas pessoas prefiram outra ação, elas consentem em trabalhar naquela em que há mais energia.

5. Foque em uma coisa de cada vez

A real é que mudar é difícil. Mesmo que sejam mudanças pequenas. Quantas vezes você já falou: “vou começar a escrever meu relatório mensal!” e daí enrolou para cumprir o prazo até que o dia 31 foi chegando?

Isso acontece porque você, assim como todos nós, é naturalmente resistente à mudança. É mais fácil falar sobre romper esses maus hábitos do que agir

Quanto a gente está em uma reunião de melhoria contínua, muitos de nós só pioram o processo de desenvolvimento ao tentar consertar muita coisa de uma só vez. A gente fala sobre os 5 ou 10 principais problemas que enfrentamos, pensamos em soluções possíveis para cada uma delas e encerramos o dia.

Não é de surpreender que nada mude após o fim de uma reunião assim!

Em vez de ter conversas superficiais sobre muitos problemas, tenha conversas profundas sobre um único problema. Passe um tempo analisando as causas raízes do problema, usando, por exemplo, a Técnica dos 5 Porquês.

A Técnica dos 5 Porquês ajuda a entender as causas subjacentes ao problema em questão ao perguntar “Por quê?” 5 vezes.

Veja este exemplo:

Pergunta 1: Por que o relatório foi enviado com atraso?
Resposta: Porque não havia gente suficiente ajudando a fazer.

Pergunta 2: Por que não havia gente suficiente?
Resposta: Porque a empresa está com uma alta taxa de rotatividade. As pessoas se demitem com mais rapidez do que se contrata.

Pergunta 3: Por que há uma alta taxa de rotatividade?
Resposta: Porque a empresa não tem uma cultura forte.

Pergunta 4: Por que a empresa não tem uma cultura forte?
Resposta: Porque não há uma equipe ou uma pessoa focada em desenvolvê-la.

Pergunta 5: Por que não há ninguém designado a desenvolver a cultura?
Resposta: Porque a diretoria nunca priorizou isso.

Ao usar os 5 porquês, você pode fazer a conexão entre um projeto atrasado e uma cultura organizacional fraca.

É claro que não há garantia de que 5 seja o número mágico de vezes a se perguntar “por quê?”, então sinta-se livre para continuar o exercício até chegar à causa raiz.

Somente após identificar essa causa, comece a pensar em formas atingíveis de reparar o problema. Ações em que o time pode trabalhar imediatamente.

Ao limitar o escopo da conversa, você reduz a quantidade de trabalho em andamento e, assim, aumenta as chances de realmente mudar as coisas.

Hora de começar a melhoria!

Nenhuma equipe é perfeita e, francamente, perfeição nem deveria ser o objetivo. Saber como fazer uma reunião de trabalho que foque na melhoria contínua é o primeiro passo para reduzir as chances de a sua equipe continuar a cometer os mesmos erros.

Então, não tenha medo da próxima reunião. Em vez disso, faça sua parte para ter a equipe engajada e tendo sucesso!

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