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Guia definitivo da folha de pagamento!

Guia definitivo da folha de pagamento!

A folha de pagamento é um processo que mensalmente precisa ser feito. Independente do porte ou ramo da sua empresa, o RH possui essa tarefa. Afinal, seus colaboradores precisam receber pelos serviços prestados não é mesmo?

O problema é que fazer a folha de pagamento não é um processo fácil. E muitas empresas acabam lidando com algumas dificuldades.

Mas, bastante atenção com isso. Sua empresa deve saber exatamente o que está pagando aos colaboradores por isso, quanto mais redondo e otimizado for esse processo, melhor para sua empresa.

Se é isso que você está buscando, chegou ao local certo. Neste guia vamos entender tudo sobre a folha de pagamento e como tornar esse processo mais eficaz.

A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes de uma empresa. É através dela que a empresa calcula a remuneração dos colaboradores, com base em seus descontos e recebimentos.

Esse documento tem previsão legal, e o seu cálculos é composto por informações da jornada de trabalho, adicionais e alguns benefícios. Por isso, muitas empresas costumam levar um tempo para fechar a folha de pagamento, algumas até arriscam fazer esse processo de forma manual.

Mas, a verdade é que, quanto mais colaboradores sua empresa tem, mais difícil e inseguro fica calcular esses dados na mão. É importante que uma empresa saiba exatamente o que ela está pagando, para evitar qualquer ação trabalhista ou cometer erros que podem causar algum estresse para a organização.

Por isso, o cálculo da folha de pagamento exige que o seu setor de RH ou Departamento Pessoal, tenha conhecimento das obrigações trabalhistas, cálculos matemáticos e ainda saiba lidar com o sistema utilizado na empresa.

Antes de falar tudo que compõe essa folha e quais as formas de fazer o seu cálculo. Não podemos deixar de falar sobre como ela se tornou uma obrigação legal.

Muitas pessoas pensam que não existe uma lei sobre folha de pagamento. A verdade é que existe uma lei, o que não existe é um layout único desta folha. Ficando a critério das empresas a forma de fazê-la, desde que tenha todos os itens obrigatórios.

A lei que trata sobre a obrigatoriedade da folha de pagamento é o decreto 3.048/99, em seu artigo 225, inciso l, parágrafo 9º.

Este artigo trata sobre as obrigações das empresas, veja na íntegra o que diz:

“ Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;”

No parágrafo 9°, o artigo complementa que a folha deverá:

  • Conter o nome dos segurados, indicando cargo, função ou serviço prestado;
  • Agrupar os segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, empresário, trabalhador autônomo ou a este equiparado, e demais pessoas físicas;
  • Agrupar os segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual;
  • Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
  • Destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais;
  • Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Bom, agora você sabe que a folha de pagamento é obrigatória por lei e que, ela deve conter todas as informações acima.

Mas, como ela é feita? Bom, apesar de não ter um modelo, alguns itens acabam compondo a folha de pagamento de qualquer empresa. Acompanhe.

Logo no início, podemos dizer que o salário é a parte principal de uma folha de pagamento. Afinal, para que haja uma folha de pagamento, precisa existir um salário.

O salário é a importância acordada no contrato de trabalho, da qual o colaborador mensalmente tem direito. É a partir dele que se calculam outros benefícios que compõem a remuneração do funcionário.

Para ficar mais fácil de se entender quais itens compõem a folha de pagamento, vamos dividir em dois grupos: descontos e benefícios.

Principais descontos da folha de pagamento

No grupo de descontos podemos citar alguns fixos como:

E outros variáveis, como:

  • Contribuição Sindical
  • Faltas
  • Atrasos e Saídas antecipadas

Vamos começar pelos descontos fixos.

INSS

O INSS, é um benefício previdenciário descontado de todo colaborador celetista. É a partir dessa contribuição que o funcionário poderá dar entrada em sua aposentadoria, auxílio doença ou qualquer outro benefício garantido pela previdência social.

Por isso que mensalmente ele é descontado na folha de pagamento do colaborador para que no futuro ele possa usufruir desse valor.

Vale-transporte

Muita gente ainda se surpreende, mas a verdade é que o Vale Transporte também é descontado na folha de pagamento dos colaboradores.

Como assim? Ele não é um benefício?

Sim, ele é um benefício porém a empresa divide os seus custos com o funcionário. A legislação diz que é possível descontar até 6% do salário do colaborador para representar o VT.  Por isso, ele compõe também a folha de pagamento.

Agora que nós já entendemos quais são os descontos fixos, precisamos entender quais são os variáveis.

Os descontos variáveis são aqueles que podem ou não ocorrer, eles dependem de diversos fatores. Vamos ver os principais.

Contribuição Sindical

A contribuição sindical, foi um dos itens alterados pela Reforma Trabalhista. Antes dela, os colaboradores eram debitados de forma obrigatória. Entretanto, com a nova lei em vigor, agora só fazem a contribuição sindical aqueles que por assim decidirem

Ou seja, apenas se o colaborador optar por esse desconto. Por isso ele é variável e sua empresa precisa ficar atenta para não efetuar esse desconto de algum colaborador que abriu mão dele.

Faltas

Toda vez que um colaborador falta em seu trabalho, sem a devida justificativa. O empregador pode descontar o valor de seu salário.

Mas, bastante atenção. Esse desconto só é previsto quando a falta não tem justificativa legal. O Art 473 da CLT prevê uma série de ocasiões em que o colaborador pode se ausentar sem prejuízos de sua remuneração.

Quando a falta do seu colaborador não estiver enquadrada nessas situações, a sua empresa pode fazer o desconto do dia e também do descanso semanal remunerado (DSR).

Atrasos

Muitas empresas possuem um limite de minutos em que o colaborador pode chegar atrasado. Porém, quando o colaborador ultrapassa esse limite, a empresa pode efetuar o desconto em seu salário.

Agora, você deve ter visto que eu não citei o FGTS como um dos descontos não é? Bom, a verdade é que mensalmente a sua empresa deve fazer a dedução do FGTS do colaborador.

Entretanto, ele não é descontado do pagamento, o salário é utilizado apenas como base de cálculo. Agora, temos que falar sobre os benefícios que integram  a folha.

Dentre os principais podemos citar as horas extras, salário família e os adicionais noturno, periculosidade e insalubridade.

Horas extras

As horas extras devem ser pagas aos colaboradores quando eles excedem a sua jornada de trabalho diária.  Geralmente ela é composta por 8 horas diárias podendo ser acrescentada em até 2 horas extras.

Toda vez que elas acontecem o colaborador tem o direito de receber um adicional em seu salário. Geralmente as horas extras são calculadas com o acréscimo de 50% ou 100%.

Mas, algumas convenções e acordos coletivos podem determinar que a porcentagem seja maior, por isso é importante conferir essa porcentagem na convenção coletiva da categoria.

Adicional noturno 

O pagamento de adicional noturno é devido a todo colaborador que trabalha entre as 22h e 5h da manhã. Esse adicional é como se fosse uma compensação que o colaborador recebe por trabalhar em um horário incomum.

Adicional de periculosidade e insalubridade

Esses dois adicionais ocorrem quando o colaborador trabalha exposto a um ambiente perigoso ou insalubre.

Preste bastante atenção, pois, esses dois adicionais são diferentes.

O adicional de periculosidade acontece quando a atividade de trabalho é considerada altamente perigosa. Esse é o caso de pessoas que trabalham expostas a energia elétrica, produtos inflamáveis ou explosivos.

Quando isso é constatado, ou seja a atividade é perigosa para o colaborador ele deve receber um adicional de 30% em seu salário.

Já a insalubridade ocorre quando o colaborador trabalha em um ambiente que não é saudável. Vamos usar um exemplo, um profissional de RH geralmente trabalha em um escritório fechado com uma cadeira especial, e todo conforto. Esse ambiente não é insalubre.

Agora, vamos pensar em um operário de uma fábrica de produtos químicos. Em que diariamente é exposto a agentes nocivos a sua saúde. Podemos então considerar que esse ambiente não é saudável a ele, e pode ser que sua saúde sofra danos com o passar dos anos.

Por isso, esse colaborador possui direito a um acréscimo em seu salário de acordo com o grau de insalubridade que ele é exposto, que variam entre os níveis mínimo, médio e máximo. Com adicionais de 10%, 20% e 40% respectivamente.

Conclusão

Agora você já sabe quais os principais itens que compõem a folha de pagamento dos colaboradores da sua empresa. E o que diz a legislação sobre esse processo.

É importante que a sua empresa faça todos os cálculos de forma correta para evitar futuras ações ou prejuízos.

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Fonte: PontoTel

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