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BPO: saiba o que é Business Process Outsourcing

BPO: saiba o que é Business Process Outsourcing

A sigla, que vem do inglês “Business Process Outsourcing”, pode ser literalmente traduzida para “Terceirização de Processos de Negócios”. Ou seja, esse processo se refere aos procedimentos adotados quando uma empresa contrata outra para realizar atividades em uma área de importância para o negócio — mas não representa a atividade-fim de quem a contrata.

Por exemplo, esse tipo de processo é o mesmo que ocorre quando o dono de um estabelecimento de ensino contrata uma empresa de contabilidade.

O fator principal é poder contar com o auxílio profissional de uma empresa terceirizada, que vai lhe ajudar a tratar de processos e recursos, enquanto você pode focar na sua atividade principal. Você poderia, por exemplo, contratar empresas de alimentação, limpeza, manutenção, atendimento médico e o que achar necessário.

No entanto, vale destacar que, de acordo com o Tribunal Superior do Trabalho, é proibida a terceirização das atividades-fim, ou seja, os processos ligados diretamente ao produto ou serviço final de cada empresa. Assim sendo, em uma instituição de ensino, os serviços educacionais não poderiam ser contratados.

Diferença entre Business Process Outsourcing e terceirização:

Apesar do termo terceirização ser amplamente utilizado quando falamos em BPO, os dois processos não são exatamente iguais. A estratégia de BPO requer uma avaliação completa da organização e seus processos. Em resposta, a empresa contratada deve desenvolver um novo modelo para os serviços organizacionais — ou seja, é bem mais do que uma simples transferência de trabalho.

Sendo especialista, a organização contratada por meio do BPO deve trazer tecnologia, conhecimento e qualidade aos procedimentos. Também há diferença entre BPO, consultoria e assessoria. Na consultoria, a empresa contratada atua como conselheira e geralmente não se envolve nas questões práticas. Já a assessoria oferece auxílio técnico no desenvolvimento de um projeto ou na execução de uma tarefa.

Vantagens:

Garantia de atualizações positivas à sua instituição. Com o apoio de outras empresas para cuidar das atividades-meio, os gestores podem focar em aumentar a eficiência, reduzir custos, controlar os pontos fracos e fortes ou supervisionar os colaboradores. Com isso, a performance da instituição só tende a crescer. Em suma, BPO traz vantagens competitivas, como:

Quando a organização repassa serviços para outra, os colaboradores têm mais tempo para se dedicarem às atividades principais. A qualidade do trabalho aumenta e o ambiente deixa de estar sobrecarregado. Além disso, contratar outra empresa para a realização de determinadas tarefas faz com que sobre mais espaço na sua instituição.

Você pode substituir os custos fixos com funcionários por custos variáveis, de acordo com a demanda de serviços, que serão pagos mensalmente. Você faz economia com encargos trabalhistas, benefícios e treinamentos, além dos processos de seleção e desligamento, que não estarão mais sob sua responsabilidade. Entretanto, é preciso ter atenção na hora de escolher uma empresa terceirizada: analise se os direitos trabalhistas serão assegurados.

  • Conhecimentos específicos

O BPO lhe ajuda a contar com profissionais especializados em cada atividade, capacitados e com experiência nos processos. Isso significa que suas tarefas estarão em mãos qualificadas e sua demanda de serviços poderá ser atendida com qualidade e eficiência.

Aliado ao BPO está o que é chamado de KPO: Knowledge Process Outsourcing — ou Terceirização de Processos de Conhecimento. Significa exatamente a contratação de profissionais com entendimento. Isso assegura que todos os processos serão finalizados considerando as mais diversas regras e critérios legais e ainda, todos os riscos podem ser analisados e controlados. A empresa contratada deve ser responsável pela atualização de seus funcionários, assim como de suas tecnologias e processos.

Esse nível de qualidade dificilmente é alcançado com as equipes internas. Se você quiser montar uma equipe especializada em sua organização, terá que gastar para contratar profissionais de alto nível ou investir no desenvolvimento de quem ainda não tem tanta experiência. Entretanto, é importante saber escolher bem a empresa terceirizada que será contratada.

Como escolher uma empresa para o BPO?

É extremamente relevante saber escolher a empresa mais adequada para a estratégia de BPO em sua organização. A empresa escolhida precisa ter conhecimento e competência na área de atuação, consultoria para os procedimentos implementados e automatização de processos, que vai garantir a integração das atividades. Além disso, é imprescindível que os valores da empresa contratada estejam alinhados aos da contratante.

Implantação do Business Process Outsourcing

Especialistas em BPO afirmam que algumas medidas devem ser tomadas antes da implantação da estratégia. A saber:

  • esquematizar a estrutura da organização e identificar o que pode ser terceirizado;
  • pesquisar os líderes de mercado que oferecem BPO em cada área;
  • definir os tipos de serviços que deverão ser prestados e monitorar constantemente os resultados.

Além disso, embora a implementação seja muito benéfica, é importante manter um excelente planejamento estratégico. Isso porque a utilização desse sistema pode gerar alguns riscos para a organização, como demissão de funcionários, investimentos maiores nas atividades contratadas e, por fim, imprevistos caso não consiga concluir com êxito os objetivos traçados.

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