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Ponto digital: como funciona e qual é a melhor solução

Ponto digital: como funciona e qual é a melhor solução

Ao buscar um sistema que faça o controle da jornada de trabalho de seus funcionários, é comum ter algumas dúvidas. Afinal, atualmente, existem diversas formas de garantir esse acompanhamento. Dessa forma, um dos maiores desafios das empresas que procuram um sistema de ponto é otimizar todo esse processo.

Isso porque, manter a folha de ponto organizada e realizar todas as tratativas são tarefas que podem levar dias dependendo do sistema escolhido. Assim, muitas empresas buscam como funciona relógio de ponto digital para modernizar os processos de acompanhamento de jornada.

Mas, nem sempre é isso que encontram, afinal, já existem controles de ponto que ajudam até na redução de custos e gestão de pessoas. Existem inúmeras desvantagens de adotar um relógio de ponto digital e como funciona é uma das principais indagações do RH.

Afinal, quais são essas desvantagens? Para te auxiliar na missão de encontrar uma solução que atenda às necessidades do seu negócio e ofereça vantagens para a sua empresa como um todo, continue a sua leitura.

Aqui, explicaremos tudo sobre o relógio de ponto digital e como funciona, o que diz a lei e qual é o melhor sistema para a sua empresa. Ficou curioso? Então veja os tópicos que abordaremos ao longo deste artigo:

Boa leitura!

O que é o relógio de ponto digital?

O relógio de ponto digital é um sistema que funciona para fazer o controle da jornada dos funcionários. Em vista disso, armazena os registros de ponto de entrada, saída e pausa de refeição.

Certamente você já deve ter visto um relógio de ponto em alguma empresa. Ele é um aparelho que, na maioria das vezes, fica pendurado em uma parede ou em cima de alguma mesa. 

Dessa forma, os funcionários inserem cartões de ponto ou realizam o registro com biometria, a partir de suas digitais.

Antigamente, o RH garantia o acompanhamento da jornada dos colaboradores de forma manual. Inclusive, alguns filmes já retrataram isso ao mostrar os funcionários realizando os registros em um papel ou livro de ponto.  

Utilizar um livro de ponto era viável, pois era a única opção no mercado. No entanto, apesar de muito simples, esse sistema não é nada seguro, uma vez que está sujeito a rasuras, fraudes, erros operacionais. 

Isso, sem falar na burocracia e no tempo gasto pelas equipes de RH para transcrever e enviar as informações para folha de pagamento.

Todavia, o tempo foi passando e a tecnologia começou a evoluir cada vez mais, e diversos processos do RH foram modernizados, e o controle de ponto não ficou para trás!

O relógio de ponto surgiu e, com ele, novas maneiras de garantir o acompanhamento da jornada também foram criadas, como o controle de ponto alternativo. Agora, além de controlar as horas trabalhadas e pausas de refeição, um bom controle de ponto tem novas funcionalidades e vem se tornando uma ferramenta muito importante na gestão de pessoas. 

Mas, fique tranquilo que falaremos sobre esse sistema (que é totalmente digital, diferente do relógio de ponto) ainda nesse texto!

O que diz a lei sobre o registro de ponto?

No Brasil, o registro de ponto é obrigatório, regido pelo artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Esse artigo dita que para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores é obrigatória a anotação da hora de entrada e saída, veja:

“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”

Embora muitas empresas ainda não façam e estejam fora da conformidade com a lei, é importante que se tenha um controle de ponto para evitar possíveis complicações na justiça e também para manter o controle de horário dos funcionários bem organizado.

Esse registro pode ser feito como um registro manual, mecânico ou eletrônico. Vai depender da empresa implementar uma dessas formas de controle, porém ele tem que ser implementado.

No entanto, o artigo que citamos acima trata somente da obrigatoriedade e dos meios que podem ser utilizados, sem especificar como deve ser feito o controle de ponto nos sistemas eletrônicos, como o relógio de ponto digital. 

Para resolver essa questão, duas portarias que especificam como deve ser feito o controle de ponto neste sistema foram criadas.

Veja, a lei 7.855 foi sancionada em 1989, e buscava criar um padrão no controle de jornada. Mas, desde a sua origem, ela foi motivo de discordância entre empregados e empregadores, o que resultou em inúmeros processos trabalhistas.

Isso, pois as ferramentas de marcação da época eram passíveis de fraudes, sendo possível incluir ou excluir e ajustar os horários realizados pelos funcionários.

Esse cenário só começou a mudar em 2009 com a criação de uma portaria que regulamentou um sistema de controle de ponto muito mais seguro.

Em 2009, o antigo Ministério do Trabalho e Emprego, publicou a portaria 1510, que regulamenta o uso do sistema de registro de ponto eletrônico.

Entre as determinações estão a proibição de restrições à marcação, lançamentos automáticos, alterações dos dados registrados e especificações para a utilização dos relógios de ponto.

Ainda assim, esses sistemas não atendiam todos os modelos de empresas, foi então que os modelos de controle de ponto alternativo foram surgindo, o que fez com que surgisse uma nova portaria para instituir regras para a adoção desses sistemas.

Em 2011, foi criada a portaria 373, que estabelece regras para a adoção de sistemas de controle de ponto alternativos.

Vale ressaltar que as portarias não invalidaram as leis, elas apenas complementam as determinações das regras já existentes.

E por que a lei obriga esse registro? Qual é a utilidade do registro de ponto? Qual a diferença entre as formas de realizar esse registro?

Essas são algumas dúvidas que vamos buscar responder aqui, começando por o que é e como funciona um relógio de ponto digital, é uma forma de registro manual, mecânica ou eletrônica?

Para que serve o relógio de ponto digital?

O relógio de ponto digital é um dos diversos sistemas oferecidos pelo mercado que servem para cumprir a exigência do artigo 74 da CLT. Garantir o registro do ponto dos funcionários é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários.

Uma jornada de trabalho possui alguns itens, como horários estabelecidos de entrada e saída, pausa para almoço, horas extras, faltas, atrasos, intervalo intrajornada, entre outros que interferem diretamente no pagamento do funcionário.

Mas não é apenas com o pagamento que você deve se preocupar, afinal, absenteísmo, rotatividade, motivação e produtividade são temas relacionados ao sucesso de uma empresa, e um bom sistema de controle de ponto pode ajudar a otimizar.

No próximo tópico, veja como funciona relógio de ponto digital!

Como funciona relógio de ponto digital?

Quando falamos sobre registro de ponto, é muito importante ficar atento a todas as especificações da legislação trabalhista brasileira.

Antes de te explicar as determinações, quero ressaltar que não existe apenas 1 lei para o controle de ponto, pois, ao longo dos anos o mercado de trabalho se modernizou, logo os tipos de controle de ponto também seguiram essa tendência.

Dessa forma foi necessário criar uma portaria para regulamentar os novos modelos de controle de jornada.

Agora que já esclarecemos esse primeiro ponto, que tal ver a evolução da legislação trabalhista referente ao controle de ponto.

Cartão de ponto

Uma das possibilidades de implementar um relógio de ponto digital é utilizando um cartão de ponto.

Assim, o relógio de ponto digital parte da premissa de que cada funcionário terá uma identificação única, associada ao colaborador. Dessa forma, assim que o registro for identificado, essa informação é atrelada ao funcionário.

Em vista disso, os funcionários necessitam carregar consigo esse cartão de ponto, e utilizá-lo para registrar seus horários de entrada, saída, pausa, almoço, etc.

Funciona de uma forma bem simples: o funcionário insere ou aproxima o cartão no relógio de ponto, geralmente localizado logo na entrada da empresa, e suas marcações ficam armazenadas no aparelho. 

O aparelho do relógio de ponto digital deve estar em constante manutenção. Tudo isso gera custos a mais para a empresa, já que é necessário contratar um profissional específico para fazer a manutenção sempre que um empecilho ou erro surgir. 

Qualquer problema na leitura dos cartões ou se o cartão sofrer algum dano pode impactar os registros dos funcionários.

É necessário ter muito zelo por parte do funcionário com os cartões também. Acidentes podem acontecer e danificar o cartão ou o funcionário pode até mesmo esquecer em algum lugar e perder.

Esses desafios tornam um pouco desgastante realizar o registro de ponto em um relógio de ponto digital com um cartão.

Aqui, você deve estar pensando que esse sistema é mais seguro, afinal a informação é registrada pelo relógio.

Entretanto, ele apresenta problemas parecidos com o livro de ponto em relação à rasuras, erros operacionais, burocracia, entre outros problemas que as equipes de RH enfrentam quando adotam sistemas como o ponto cartográfico.

Por isso, a seguir, vamos falar de uma outra possibilidade que sanou alguns dos desafios advindos do cartão de ponto, a biometria.

Biometria

Como mencionamos, a outra possibilidade é utilizar a biometria. Carregar um cartão de ponto por aí pode não ser uma das melhores formas de controle.

Afinal, corre-se o risco do funcionário perder o cartão, estragar, esquecer… E isso prejudica toda a folha de ponto, cabendo à equipe de gestão de RH fazer os ajustes manualmente, o que gera retrabalho para essa área.

O registro de ponto digital por biometria pode ser melhor em alguns aspectos, pois apresenta menos riscos de possuir registros incorretos.

Ainda assim, é uma forma de registro que exige uma estrutura fixa em algum lugar, manutenção na plataforma de registro.

Também, por ser uma estrutura fixa, os funcionários devem se locomover para um ponto específico fazer esse registro, consumindo um certo tempo.

No próximo tópico iremos explorar por que o relógio de ponto digital não é uma boa opção e como a tecnologia vem evoluindo para trazer novas soluções para cada um dos desafios do RH.

Por que o relógio de ponto digital não é uma boa opção?

Embora o relógio de ponto digital tenha sido uma grande evolução em comparação com o controle manual, ele ainda não é considerado a melhor opção do mercado.

Estrutura 

Para manter um relógio de ponto digital você precisa ter uma infraestrutura provisionada em algum lugar da empresa.

No caso de usar com cartão de ponto, além do local onde o ponto é registrado, é necessário também fornecer os cartões para os funcionários.

Essa estrutura deve estar localizada em um ponto, logo, ela é fixa e caso haja a necessidade de locomoção, pode ser um pouco desgastante.

Baixa mobilidade

Depois que a sua empresa preparar o local onde o relógio de ponto digital ficará localizado, não tem mais volta. 

O relógio é fixo e colaboradores externos, por exemplo, não poderão fazer seus registros e, consequentemente, será praticamente impossível controlar a jornada desses trabalhadores. 

Movimentar ou trocar o relógio de ponto digital de lugar pode ser algo custoso para a empresa, sem contar com o tempo de deslocamento que os funcionários levam até chegar ao aparelho. 

A baixa mobilidade é uma dor de cabeça quando a empresa precisa fazer alguma reforma onde o relógio está localizado, e ele precisa ser movido de alguma maneira.

A falta de energia ou problemas na conexão impactam também o registro de ponto dos funcionários.

Durante a pandemia, as empresas adotaram rapidamente o modelo de trabalho home office para manter seus colaboradores seguros durante esse período. 

O controle de jornada, como consequência, virou um pesadelo para organizações que utilizavam o relógio de ponto digital, que se tornou inutilizado já que não haviam funcionários na empresa para fazer o registro.  

Gastos com manutenção

Uma estrutura e equipamentos eletrônicos exigem manutenção. 

Se algum problema acontecer no relógio de ponto, o registro de todos os funcionários é impactado. 

Então, é importante sempre manter a manutenção em dia a fim de evitar problemas maiores depois.

Mas, afinal, qual é a melhor maneira de fazer o acompanhamento da jornada dos colaboradores e ainda melhorar a gestão de pessoas, reduzir gastos e controlar horas extras?

Qual é a melhor solução para acompanhar a jornada dos colaboradores?

Utilizar um sistema de controle de ponto alternativo é a solução para acompanhar a jornada e ainda garantir a gestão de ponto completa. Com esse sistema, é possível melhorar a gestão de pessoas, reduzir gastos, controlar horas extras e banco de horas. 

Esse tipo de sistema foi criado justamente pensando nas novas tendências do mercado de trabalho.

Para os problemas do passado, o relógio de ponto digital foi muito conveniente e resolveu os problemas do RH da época. Todavia, com o passar dos anos, o mundo se modernizou e novos desafios surgiram. 

Ter uma estrutura fixa na empresa já não é a melhor opção, principalmente em tempos de pandemia, não é mesmo?

Assim como tivemos a evolução de um registro totalmente manual para algo mais digitalizado, agora temos a evolução do relógio de ponto digitalizado para o online, como o controle de ponto online PontoTel.

Mas afinal, como funciona o controle de ponto online? 

Para explicar melhor sobre isso, vamos utilizar o sistema do PontoTel como exemplo. 

Veja, com o PontoTel, o seu colaborador tem várias opções para fazer o registro do ponto, incluindo celular, tablet, computador e QR code.

No celular, por exemplo, para realizar a marcação de ponto, o colaborador precisa acessar o aplicativo do PontoTel e na tela inicial encontrará as opções para marcar o ponto, sincronizar e mostrar pontos batidos.

Para registrar o horário de entrada, pausa para almoço ou saída o colaborador terá que clicar na opção de bater ponto. Em seguida, ele será direcionado para a tela onde deverá digitar sua senha pessoal e intransferível.

Como uma das medidas de segurança, o sistema pedirá para ele confirmar sua identidade, após essa confirmação ele poderá escolher qual tipo de marcação ele está realizando, entrada, saída ou pausa para almoço.

Após escolher o tipo de marcação, ele será redirecionado a uma tela para confirmar a marcação por meio do registro de foto ou voz, e pronto! O ponto será registrado com sucesso.

Viu só? Em poucos segundos o seu colaborador terá registrado o ponto de forma fácil e segura.

Se você ainda tem dúvidas sobre utilizar um sistema de ponto alternativo como o PontoTel, confira as vantagens que ele oferece para a sua empresa no próximo tópico.

Principais benefícios do controle de ponto digital

Ter um bom sistema para controle da jornada de trabalho significa ter uma boa gestão de pessoas na sua empresa.

O sonho de qualquer empregador é encontrar um sistema que atenda às necessidades do seu negócio, ofereça benefícios e esteja em conformidade com a legislação, não é mesmo?

No entanto, esse sonho pode se tornar realidade ao adotar o PontoTel. A seguir, confira 5 benefícios que o controle de ponto digital oferece ao seu negócio.

Controle da jornada no home office

Como falamos ainda nesse texto, devido a pandemia do coronavírus, muitas empresas necessitaram implementar o home office emergencialmente. 

Todavia, realizar o controle de ponto com os funcionários trabalhando de casa virou um grande desafio, o qual empresas que utilizavam o relógio de ponto não estavam preparadas. 

Com um controle de ponto digital realizar esse controle de jornada é extremamente fácil, afinal, os funcionários fazem o registro e automaticamente o gestor responsável tem acesso a esses dados. 

Por ser totalmente digital e disponível online, o funcionário consegue fazer seus registros de entrada e saída a partir de um browser em seu computador ou até mesmo pelo celular. Veja como é simples:

Redução de gastos 

Com a implementação do ponto na internet, não se tem mais os gastos de manutenção do relógio de ponto ou até mesmo os gastos para implementação deles, isso ajuda na redução de custos.

Gastos com internet e energia também são reduzidos, já que, com um controle de ponto totalmente online, você tem um equipamento a menos consumindo recursos.

A possibilidade de implementar um modelo de trabalho home office também pode ajudar a reduzir gastos. A infraestrutura local da empresa pode existir apenas para necessidades pontuais e não como um gasto fixo e caro.

Acompanhamento em tempo real

Como falamos, com o PontoTel o gestor responsável tem acesso em tempo real aos registros de seus funcionários, podendo verificar atrasos, faltas, horas extras excessivas e por aí vai!

Ter um sistema totalmente online faz com que a equipe de gestão de pessoas ou os gestores da empresa consigam  identificar possíveis pontos de atenção ou até mesmo reconhecer a pontualidade dos funcionários.

Além do mais, é impossível extrair essas informações com a funcionalidade dos relatórios. Confira a seguir. 

Relatórios com indicadores de gestão de pessoas

Com o PontoTel, o seu RH tem acesso a mais de 30 relatórios com indicadores de gestão de pessoas, facilitando e otimizando o trabalho de monitorar e motivar os colaboradores.

Isso traz uma economia de tempo e a longo prazo a possibilidade de realizar análises valiosas com os dados.

Fechamento e travamento da folha de ponto em poucos cliques 

Outro benefício, por exemplo, é a agilidade na hora de fazer a folha de ponto e, até mesmo, a folha de pagamento.

Com apenas alguns cliques os funcionários e os gestores conseguem realizar o fechamento e travamento da folha de ponto, após realizar ajustes e validação.

O PontoTel é um software de controle de ponto que ajuda sua empresa a fazer a gestão completa do ponto. O sistema coleta os registros e envia a informação para os seus sistemas de tratamento de ponto, assim fica fácil fazer a gestão em tempo real.

Utilizando essa ferramenta poderosa, a gestão de pessoas se torna mais simples e fácil, podendo ser implementada desde equipes com apenas alguns funcionários até em uma escala maior.

Fonte: PontoTel

Fiscal Ti