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Marcação de ponto: importância, o que diz a lei e tipos de registro

Marcação de ponto: importância, o que diz a lei e tipos de registro

Você sabe qual é a importância da marcação de ponto nas empresas? 

Fazer o controle da jornada vai muito além de apenas garantir o armazenamento das horas que os funcionários trabalham e o registro da pausa de refeição. Afinal, existem leis que regulamentam a obrigatoriedade dessa prática.

Além disso, o tratamento de ponto de cada funcionário é uma tarefa que demanda muito dos profissionais de RH. Se a empresa não utiliza um sistema de controle de ponto, garantir que esse processo aconteça da melhor forma se torna um grande desafio. 

Se você quer entender tudo sobre a marcação de ponto, está no texto certo. Ao longo da sua leitura falaremos sobre quais são as principais regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e responderemos dúvidas acerca desse tema. 

Além disso, veremos qual é o melhor sistema de marcação de ponto e abordaremos as penalidades que devem ser tomadas quando o seus colaboradores não seguem as regras de marcação de ponto. 

A seguir, confira os tópicos que veremos aqui:

Boa leitura!

O que é a marcação de ponto?

Bem, a definição de marcação de ponto é bem simples, ela significa as anotações dos horários que o colaborador faz dentro da sua jornada de trabalho. 

Esta é uma maneira do colaborador marcar em seu dia os horários como entrada, almoço, saída. Além disso, também é uma forma da empresa saber que o colaborador compareceu ao trabalho e cumpriu todos os seus horários.

Simples, não é mesmo? Agora, veja o que a CLT diz sobre essa prática. 

O que diz a CLT sobre a marcação de ponto?

O artigo n° 74 da CLT determina que todo estabelecimento que conta com 20 ou mais funcionários deve realizar o controle de ponto. Essa lei também determina que a marcação pode ser feita de 3 formas diferentes. 

Aqui, é importante lembrar que, até 2019, empresas que tinham mais de 10 colaboradores já deviam garantir o controle de ponto. 

No entanto, a lei da liberdade econômica trouxe algumas mudanças e, desde então, o acompanhamento da jornada é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 colaboradores, como falamos. Confira:

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”

Agora, uma curiosidade. Você sabia que apesar da mudança de lei em 2019, anteriormente ela já tinha sofrido algumas alterações? 

Pois é, as leis sempre estão sendo atualizadas para acompanhar o desenvolvimento da sociedade, como é o caso. 

Veja, até o fim da década de 80, o artigo 74 dizia que a marcação de ponto poderia ser feita por meios mecânicos ou não, fazendo referência apenas ao relógio de ponto cartográfico.

Foi somente em 1989 que alguns pontos da CLT foram alterados, incluindo normas em relação ao controle de ponto. Foi neste momento que o artigo incluiu os meios manuais e eletrônicos também, como vimos um pouco acima.

Com o avanço da tecnologia os relógios de ponto eletrônico estão bem mais modernos. Por isso, a lei tem o amparo de duas portarias expedidas pelo ministério do trabalho, a 1510 e a 373

Se você não lembra o que elas dizem, não se preocupe, vamos relembrar os principais tópicos agora. 

Entenda tudo sobre as Portarias 373 e 1510 do MTE

A portaria 373 é a mais recente, expedida em 2011, e promoveu mais inovação no controle de ponto. 

Essa portaria flexibilizou e permitiu que os sistemas alternativos fossem usados nas empresas. Antes dela, eram permitidos apenas os eletrônicos, e agora também é permitido o uso do ponto online, como é o sistema da PontoTel. 

Já a portaria 1510 é do ano de 2009, e regulamenta o uso do Registrador Eletrônico de Ponto  (REP). O REP nada mais é do que um relógio de ponto cartográfico ou biométrico, localizado fisicamente em alguma parte da empresa. Além disso, essa portaria também estabeleceu regras para o sistema de tratamento de ponto. 

Vale ressaltar aqui que uma portaria não extingue a outra, sendo assim, as duas são válidas. Entretanto, a principal diferença é que a portaria 373 trouxe mais modernização para os sistemas de ponto eletrônico, criando o ponto online. Já a 1510, aborda os relógios de ponto eletrônico e os sistemas de tratamento.

Dessa forma, por lei, a marcação de ponto é válida por registro manual (livros de ponto), registro mecânico (relógios cartográficos) e o registro eletrônico pelo REP ou sistema online. 

É obrigatório fazer a marcação de ponto?

Sim e não. Veja, de acordo com a CLT, somente empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a garantir o controle da jornada de trabalho. 

Todavia, é essencial falar que, por mais que não seja obrigatório para algumas empresas, o controle de ponto oferece uma série de vantagens para a organização. 

Mas, fique tranquilo que iremos abordar as vantagens da marcação de ponto ainda nesse texto. Ainda ficou confuso sobre a obrigatoriedade da marcação de ponto? 

Vamos explicar melhor. Por exemplo, se uma empresa possui 5 estabelecimentos, e nenhum deles atinge o limite dos 20 funcionários, nesse caso, o controle de ponto é opcional.  

Mas, para aqueles estabelecimentos que tiverem 20 ou mais funcionários, o controle de ponto se torna obrigatório.

Nos próximos tópicos, entenda mais sobre cada tipo de marcação de ponto!

Tipos de marcação de ponto

Como vimos, existem quatro tipos de sistemas de registro de ponto, são eles: manual, mecânico, eletrônico e alternativo. Sendo que cada um deles apresenta diferentes formas de marcação de ponto. 

Quer saber mais sobre isso? Continue a leitura!

Controle de ponto manual: como funciona? 

Na maioria das vezes, o controle de ponto manual é feito a partir dos livros de ponto. O livro de ponto nada mais é do que um caderno, no qual os funcionários anotam com uma caneta as suas marcações de entrada, saída e pausas de refeição. 

Essa modalidade é a menos recomendada, afinal, está sujeita a rasuras, erros e até mesmo fraudes! Isso acontece porque, de fato, é praticamente impossível saber a veracidade daquelas informações anotadas. 

Com certeza você já ouviu casos de funcionários que fizeram a anotação de colegas de equipe que faltaram sem justificativa. 

Muitas vezes, essas pessoas querem burlar o sistema e não ter aquele dia perdido e descontado em sua folha de pagamento, no entanto, isso é considerado fraude. Para o RH, fica difícil ter o controle dessas atitudes quando usam um sistema de ponto manual.

Controle de ponto mecânico: como funciona?

O controle de ponto mecânico é mais conhecido por ponto cartográfico. Assim, para fazer a marcação de ponto o funcionário insere um cartão de papel em um aparelho mecânico que imprime o horário. 

Essa forma de controle era bastante utilizada antigamente. Mas apresenta as mesmas desvantagens do controle de ponto manual e também está sujeita a fraudes. Além disso, caso o aparelho pare de funcionar, a empresa terá que fazer o controle manualmente. 

Relógio de ponto eletrônico: como funciona?

O relógio de ponto serve para que o colaborador efetue a marcação de ponto e registre sua jornada para que a empresa tenha controle. O REP, que é um relógio de ponto eletrônico físico ligado a energia, precisa do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), sistema que acolhe e trata os pontos batidos. 

Dessa forma, o REP coleta o ponto e o SREP transforma essas marcações em dados que fazem parte da jornada do colaborador. Esse é o relógio de ponto regulamentado pela portaria 1510, que falamos um pouco mais acima. 

Os pontos negativos do REP estão diretamente relacionados à falta de mobilidade para a marcação de ponto. Tudo isso, pode implicar na falta de acompanhamento da jornada no home office e também para os colaboradores externos (vendedores, caminhoneiros, técnicos…), por exemplo.

Outro ponto é que o REP, assim como os dois últimos tipos de controle de ponto apresentados, também está sujeito a fraudes e erros. 

Além disso, o REP requer manutenção, e isso envolve a contratação de um técnico para realizar o serviço, gerando mais gastos para a empresa. 

A seguir, conheça os três tipos de marcação de ponto do REP: biométrico, magnético e senha: e vamos falar sobre cada um deles nos próximos tópicos. Acompanhe!

Ponto biométrico

O ponto biométrico é aquele REP com leitor de biometria, ou seja, que capta a digital do funcionário. Assim, para fazer a marcação de ponto, o colaborador precisa posicionar seu dedo cadastrado para que o relógio leia sua digital e armazene os horários.

Ponto magnético

O nome pode soar confuso, mas o ponto magnético é bem simples. Cada colaborador possui um cartão magnético, e deve aproximá-lo do REP para registrar os pontos de entrada, saída e pausas de refeição. 

Um ponto negativo dessa forma de marcação é que, caso o funcionário perca o seu cartão, o RH precisa anotar manualmente os horários a serem registrados. 

Ponto por senha

Outros REPs possuem o ponto por senha. Dessa forma, cada funcionário tem uma senha pré-definida e deve inseri-la no aparelho para fazer a marcação de ponto nos horários.

Controle de ponto alternativo: como funciona o ponto online?

relogio de ponto como e feita a marcacao de ponto digital

A última opção de controle de ponto é o ponto online, chamado pela legislação por controle de ponto alternativo, de acordo com a portaria 373. Ainda nesse texto, falamos que a  portaria 373 regularizou o uso de sistemas de ponto online. 

Mas afinal, como funciona o ponto online? Para isso, vamos utilizar o PontoTel como exemplo!

Para fazer a marcação de ponto, basta que o funcionário tenha acesso a um computador, tablet ou smartphone. Em seguida, é só acessar o aplicativo ou site do PontoTel, escolher qual registro deseja fazer (entrada, pausas de refeição ou saída). 

Nesse momento será solicitado que o funcionário coloque a sua senha pré-definida. Logo, o aplicativo irá direcionar o colaborador para a tela de confirmação de identidade, por meio de registro de foto ou voz. E pronto! Ponto registrado e armazenado com sucesso.

Aqui, também vale falar que o PontoTel conta com 6 medidas de segurança para eliminar quaisquer chances de erros ou fraudes no controle de jornada! Mas, não pense que é só isso. 

Ainda nesse texto, falaremos sobre os principais benefícios do controle de ponto online. Acompanhe!

Agora, vamos explicar como esse sistema de ponto oferece modernização para as empresas que buscam otimizar esse processo do RH. 

A primeira diferença significativa em relação aos três últimos sistemas que apresentamos (manual, mecânico e eletrônico) é que controle de ponto online oferece mobilidade para os colaboradores

Mas, como assim?

Bom, o ponto online, como o nome mesmo diz, não fica instalado em um local fixo. Dessa forma, o controle de ponto online é um sistema armazenado em nuvem, e pode ser acessado utilizando um computador, tablet ou smartphone. 

Em vista disso, funcionários externos ou que estão em home office podem fazer a marcação de ponto da mesma forma e o RH/DP garante o acompanhamento da jornada destes colaboradores. Com o REP, ponto mecânico ou manual, isso não seria possível.  

Quais são os principais benefícios da marcação de ponto online

A marcação de ponto online oferece benefícios para a sua empresa e para os seus colaboradores. 

Nos próximos tópicos falaremos sobre como o controle de ponto online ajuda na redução de custos, cumprimento da legislação e produtividade no trabalho. 

Vamos lá?

Reduzir Custos

Já imaginou reduzir custos da sua empresa sem que os seus colaboradores percam a qualidade de vida no trabalho? 

Como assim? Como a marcação de ponto ajuda na redução de gastos?

Veja, quando você controla a jornada dos seus colaboradores de forma eficiente, evita que erros e penalidades aconteçam. 

Para o colaborador, isso também é vantajoso, pois tem a segurança de que suas horas estão sendo registradas fielmente impossibilitando descontos. 

Afinal, só em 2020 foram registrados 43.820 processos trabalhistas relacionados a horas extras no Tribunal Superior do Trabalho (TST). Então, por consequência, a sua empresa reduz custos com ações trabalhistas e evita que horas indevidas sejam pagas.

Legislação

Um dos maiores benefícios do controle de ponto é estar em dia com a legislação trabalhista.

E, com o controle de ponto online do PontoTel, o RH/DP pode visualizar quando um funcionário está realizando mais horas do que o permitido ou se as jornadas de trabalho estão dentro da lei.

Além disso, em muitas empresas acontece dos colaboradores terem escalas de trabalho diferentes. Por exemplo, um estagiário e um funcionário CLT não possuem a mesma escala de trabalho. Técnicos que atuam fora de campo e colaboradores que trabalham na sede da empresa também não. 

Por isso, o PontoTel possui uma funcionalidade específica para sanar esse tipo de problema. Com o nosso controle de ponto online, é possível customizar as jornadas de trabalho a depender da escala do colaborador. 

Aqui, vale ressaltar que, ao utilizar o PontoTel, a sua empresa estará seguindo as normas da CLT e também estará de acordo com a Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD).  

Rendimento de equipes

Um controle de ponto auxilia o seu RH a observar quais são os problemas dentro da empresa. O PontoTel não é apenas um controle de ponto online, mas também uma ferramenta que otimiza a gestão de pessoas da sua empresa.

Por exemplo, é possível identificar que determinado setor está realizando horas extras. A partir dessa informação, você deve investigar os motivos. 

Faça relatórios, pesquisas internas e peça feedbacks. Horas extras excessivas pode ser um sinal de que o setor precisa de mais mão de obra para realizar todas as tarefas.

É uma boa maneira também de identificar os atrasos e as faltas injustificadas recorrentes. Todas essas informações ajudam o RH a planejar ações que minimizem esse tipo de problema que, muitas vezes, estão atrelados a um alto índice de turnover e absenteísmo.

Principais dúvidas sobre a marcação de ponto

Neste tópico separamos as principais dúvidas do RH em relação a marcação de ponto. Confira!

O empregador pode restringir o horário de marcação de ponto? 

Esse tema requer atenção, afinal, sabemos que na contratação de cada funcionário existe um acordo de horário que diz respeito a sua jornada de trabalho. 

Todavia, isso não quer dizer que é o que ocorre no dia a dia das empresas. Muitas vezes, o que acontece é que, para evitar horas extras ou atrasos, o empregador pode querer restringir a marcação de ponto em certo horário. 

Só que isso não pode acontecer de jeito nenhum. As portarias 1510 e 373 são bem claras quanto a isso: nenhum sistema de controle de jornada pode restringir os horários de marcação de ponto e, muito menos, marcar os pontos automaticamente. 

O próprio colaborador é quem precisa registrar seus horários diariamente, pois a marcação deve sempre ser fiel. Caso contrário, descumprir essas normas pode levar a sua empresa a receber autuações fiscais. 

O empregado deve ser comunicado sobre a marcação de ponto?

Sim, o colaborador deve ser avisado da sua jornada de trabalho e da obrigatoriedade de marcar o ponto de acordo com as regras da empresa. 

Fazer essa comunicação é muito importante e evita que o funcionário esqueça ou deixe de marcar o ponto, pois é um benefício tanto para a empresa quanto para ele. 

Qual a tolerância na marcação de ponto?

Os relógios de ponto não podem restringir as marcações dos funcionários, sendo assim, não tem tolerância para marcar o ponto.

O artigo 58 da CLT diz que não serão descontadas nem computadas horas extras entre 5 e 10 minutos a mais na jornada do colaborador. 

A lei não diz nada sobre atrasos, mas muitas empresas têm como regra um limite de 15 minutos de tolerância para atraso.

Cada empresa pode ter sua própria política em relação a isso. Mas, deve sempre garantir que o colaborador marque seu ponto.

Quais informações deve ter no comprovante de marcação de ponto?

No caso, todos os modelos de controle de ponto devem ter identificação do empregador e empregado.

Mas, a portaria 1510 exige que o REP imprima um comprovante da marcação de ponto. Nesse comprovante, é necessário conter as seguintes informações. 

  • Cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
  • Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI, caso exista;
  • Local da prestação do serviço;
  • Número de fabricação do REP;
  • Identificação do trabalhador contendo nome e número do PIS;
  • Data e horário do respectivo registro;
  • NSR.

Para os sistemas online, o comprovante também existe. Porém ele fica armazenado na central de dados para conferência quando necessário. 

Quais funcionários são isentos de marcação de ponto?

De acordo com o artigo 62 da CLT, apenas em três casos o funcionário não precisa marcar seu ponto. 

  • Colaborador faz atividade externa;
  • Os cargos de confiança como gerentes, diretores e chefes;
  • Trabalhador em regime de home office .

Porém, vale ressaltar que a lei diz que eles não são obrigados a marcar o ponto. Entretanto, caso a empresa exija que esses colaboradores efetuem a marcação de ponto para controle de jornada, eles deverão seguir as regras da empresa.

A empresa pode descontar no salário por falta de marcação de ponto?

Aqui é importante frisar que a lei não diz nada a respeito de desconto por falta de marcação de ponto. Porém, o funcionário só pode ser descontado caso ele falte ao trabalho. 

Por falta de marcação de ponto, é válida uma conversa ou também uma advertência verbal ou escrita, depende do regimento interno da empresa. 

Esqueci de registrar o ponto na saída, e agora?

Quando o colaborador esquece de registrar o ponto não tem muito o que fazer, a não ser notificá-lo para que não esqueça novamente. 

Se for recorrente o esquecimento, a empresa pode observar o caso e pensar em alternativas para que os funcionários não esqueçam. 

No sistema PontoTel, quando o funcionário não marca o seu ponto, aparece uma inconsistência no sistema. Assim, na hora de fechar a folha, aquele ponto não batido precisará de uma justificativa. 

Quais justificativas isentam a falta de marcação de ponto?

O colaborador pode ter realmente faltado naquele dia por questões pessoais ou emergenciais. No caso, uma declaração médica pode justificar a ausência de marcação no ponto, por exemplo. 

Sabemos que existem inúmeras justificativas, mas cabe à empresa avaliar quais são aceitas ou não. Assim como em determinadas empresas, nem todos os colaboradores são obrigados a registrar o ponto. 

Como a marcação de ponto otimiza o RH?

O sistema online faz tudo a partir de pequenos comandos. Então, por exemplo, quando houver contratação de novos funcionários, o RH apenas precisa registrar as informações. 

A partir daí o sistema já realiza todo trabalho, quando houver inconsistências aparecem observações. 

Dessa forma, os gestores da área ou RH podem observar em gráficos dados como faltas, horas extras, fazendo toda a gestão de ponto e otimizando todos os processos do RH. 

Outra otimização que acontece ao utilizar um controle de ponto online é que o colaborador não fica preso ao relógio físico. Isso, pois ele pode fazer a marcação de ponto utilizando um computador, tablet ou celular. E, com a função de acompanhamento em tempo real, o gestor ou RH pode visualizar rapidamente os pontos batidos naquele instante.  

Se você ainda pensa que não é seguro, está enganado, o ponto online oferece mais segurança nas informações. Com o PontoTel, também é possível visualizar a localização de onde o colaborador bateu o ponto, e identificá-lo por meio de reconhecimento facial.

Agora, já pensou em minimizar erros com um controle de ponto online?

Um RH/DP que não é tecnológico, passa horas do dia realizando cálculos manuais. Esses cálculos manuais sempre trazem prejuízo para a empresa, afinal, somos humanos e estamos sujeitos a erros. 

No entanto, ao utilizar um controle de ponto online como o PontoTel, isso não acontece. O PontoTel mostra automaticamente quantas horas negativas ou positivas o colaborador teve naquele mês, sem se preocupar com horas quebradas.  

Portanto, as vantagens em otimizar a marcação de ponto com o PontoTel são:

  • Modernização;
  • Tratamento de ponto;
  • Informação de ponto em tempo real;
  • Controle de banco de horas;
  • Controle de jornada para home-office .

Viu só, otimizar o seu controle de ponto tem muitas vantagens!

Temos uma solução para você – Conheça o PontoTel

O PontoTel é um robusto sistema de registro, tratamento e gestão de ponto que uniu todas as etapas da gestão de pessoal em um só lugar. 

Ficou curioso para saber porque o sistema PontoTel é a melhor solução do mercado em controle de frequência e gestão de ponto?

Então venha saber mais – você é nosso convidado para uma demonstração exclusiva. Solicite um horário no formulário abaixo e entenda como podemos tornar a gestão de ponto na sua empresa muito mais simples e eficiente.

Conclusão

Chegamos ao final deste artigo! Ao longo da sua leitura vimos qual é a importância da marcação de ponto para as empresas, além de explicar todas as regras e também como o ponto online otimiza o seu RH.  

A portaria 373, legislação do controle de ponto e os processos do RH não são nenhuma novidade. Mas, otimizar todos esses processos vai ajudar a sua empresa a reduzir custos, gerenciar melhor os colaboradores, além de desburocratizar os processos para os gestores. 

No entanto, não adianta procurar otimizar os processos de controle de jornada da sua empresa, se você não escolher o sistema certo, não é mesmo?

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Fonte: PontoTel

Fiscal Ti