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Como gerenciar uma equipe em trabalho híbrido com sucesso

Como gerenciar uma equipe em trabalho híbrido com sucesso

Digamos que você queira juntar sua equipe para uma sessão de brainstorming improvisada. Se fosse há alguns anos, você poderia ter se levantado e pedido a todas as pessoas no escritório que pegassem um lanche e se juntassem a você na sala de reuniões.Mas hoje as coisas não são tão fáceis e simples. 

Ao se planejar para retornar ao escritório, você pode se dar conta de que tem alguns funcionários trabalhando de lá, outros que optaram por trabalhar remoto em tempo integral e vários outros que fazem um pouco de cada.

Isso gera várias dúvidas para as pessoas na liderança. Como garantir que todo mundo esteja alinhado? Como promover a cultura de equipe quando as pessoas não estão fisicamente juntas? Elas vão ficar indo e voltando entre a equipe que trabalha remoto e a equipe que trabalha no escritório como uma bolinha de pingue-pongue?

Saber como gerenciar uma equipe em trabalho híbrido pode parecer assustador, mas tenha certeza de que é possível. Vamos investigar o que você precisa saber para garantir que toda a sua equipa seja feliz e produtiva, independentemente de onde as pessoas escolham trabalhar.

Mas, primeiro… qual o significado de trabalho híbrido?

Tradicionalmente, uma equipe de trabalho híbrido era composta por 2 tipos de pessoas: aquelas que trabalhavam no escritório e aquelas que trabalhavam remoto.

Mas, agora que o mundo do trabalho está mais flexível do que nunca, essa definição se expandiu. Uma equipe de trabalho híbrido é composta por pessoas que podem escolher de onde querem trabalhar.

Algumas podem trabalhar do escritório em tempo integral, outras podem trabalhar remoto em tempo integral, e ainda outras podem alternar entre escritório e home office dependendo do que for mais adequado para aquele dia ou aquela semana.

Como gestor, essa abordagem flexível pode parecer um pouco estranha. Saber onde seus funcionários estão em qualquer dia não é uma de suas responsabilidades mais básicas?

Mas, esse nível de flexibilidade nas equipes de trabalho está rapidamente se tornando o novo normal. Pesquisas da Microsoft realizadas especificamente nos Emirados Árabes Unidos descobriram que 97% das lideranças empresariais esperam trabalhar de forma mais híbrida no longo prazo.

Os prós e contras das equipes de trabalho híbrido

Será que um dia voltaremos a uma realidade em que cada funcionário trabalha lado a lado no escritório de segunda a sexta-feira? Parece improvável, especialmente quando uma pesquisa da Gallup descobriu que 53% dos entrevistados planejam trabalhar em casa com mais frequência do que antes da pandemia.

home office híbrido

Ter uma combinação de pessoas trabalhando no escritório e outras remoto oferece muitas vantagens para a liderança e para as equipes, mas, como qualquer outra coisa, isso apresenta desafios e algumas desvantagens também.

As vantagens do modelo de trabalho híbrido

  • Funcionários mais felizes. Alguns dos seus funcionários podem amar o trabalho remoto, outros amam a máquina de café e as conversas de escritório. A verdadeira mágica acontece quando você dá às pessoas a autonomia de escolher seu próprio ambiente de trabalho. Uma pesquisa mostrou que níveis mais elevados de autonomia do colaborador levam a uma maior satisfação no trabalho e a um melhor senso de bem-estar.
  • Maior retenção de funcionários. Quando as pessoas estão mais felizes, a chance de elas permanecerem na organização é maior. Oferecer esse nível de flexibilidade aos membros da sua equipe pode impedi-los de procurar lugares mais atraentes para trabalhar.
  • Grupo de talentos maior.Não se preocupe — há vantagens para você como líder também. Quando se tem uma função aberta na sua equipa, você pode procurar os melhores talentos, independentemente da localização. Considerando que 71% dos recrutadores dizem ter dificuldades para preencher cargos por causa da falta de habilidade, remover a barreira geográfica permite que você encontre candidatos ainda mais qualificados.

As desvantagens do modelo híbrido

  • Socialização enfraquecida. Nossos relacionamentos com nossos colegas podem enfraquecer e criar esses laços pode ser complicado quando as pessoas estão espalhadas. Além disso, como aponta a Harvard Business Review, ter alguns funcionários no escritório e outros trabalhando em home office pode criar uma mentalidade de “nós contra eles” dentro da equipe.
  • Falta de visibilidade. Para gestores, funcionários dispersos significa que é mais difícil saber o que todo mundo está fazendo. Esse é um problema para os colaboradores também. Em uma pesquisa original na Atlassian, os funcionários compartilharam preocupações de que estar “fora da vista e fora do pensamento” das outras pessoas poderia prejudicar seu potencial de avanço na carreira.
  • Falhas na comunicação.É mais difícil reunir funcionários em equipes híbridas, o que significa que podem se formar bolhas de comunicação e linhas cruzadas. É uma situação que muitas equipes remotas já estão familiarizadas, já que a comunicação e a colaboração são citadas como a principal dificuldade em se trabalhar remotamente no Relatório sobre Trabalho Remoto da Buffer de 2020.

4 dicas sobre como gerenciar uma equipe em trabalho híbrido de forma produtiva 

Aqui está a próxima pergunta que você provavelmente vai se fazer: como você colher os benefícios de liderar uma equipe híbrida, sem cair nas armadilhas em potencial?

Comece reconhecendo que esse é um processo de aprendizagem. As equipes híbridas são um território desconhecido para muitos líderes, o que significa que cometer erros faz parte. E está tudo bem, desde que você se comprometa a aprender com eles.

Agora que você se dispôs a ser mais tolerante e paciente consigo mesmo, aqui estão algumas outras estratégias para ajudar a gerenciar uma equipe híbrida neste novo mundo de trabalho.

1. Promova uma cultura prioritariamente remota

É totalmente possível que uma boa parte de seus funcionários decida voltar para o escritório, enquanto apenas alguns optem por continuar trabalhando home office ou híbrido. Independente do que esses números lhe digam, é melhor apostar em gerenciar uma equipe remota para manter as coisas funcionando tranquilamente.

E o que significa ser uma equipe prioritariamente remota? Para simplificar, essa abordagem faz com que o trabalho remoto ou home office seja o padrão para sua equipe. As pessoas são capazes de realizar seu trabalho com sucesso de qualquer lugar.

Mesmo que você tenha funcionários que estão trabalhando no escritório, o foco no remoto ajuda você a ajustar os sistemas e processos para permitir que toda a sua equipe faça um excelente trabalho, quer eles estejam na mesa ao seu lado ou espalhados pelo mundo.

Há mudanças grandes e pequenas que você pode fazer para priorizar a cultura remota como:

  • Utilizar ferramentas que os membros da equipe podem acessar de qualquer lugar (e idealmente, de qualquer dispositivo).
  • Centralizar a comunicação em uma plataforma específica para que mensagens importantes não fiquem isoladas ou se percam.
  • Incluir sempre um link para chamadas em vídeo aos convites para reuniões, para que as pessoas possam participar se decidirem pelo trabalho híbrido do home office naquele dia.
  • Pedir a todos que participem das chamadas em vídeo a partir de seus próprios computadores (mesmo que estejam no escritório), para que todas as pessoas possam ver as expressões faciais e interagirem umas com as outras.

Aqui está a maneira mais simples de pensar sobre isso: seus funcionários devem ter acesso aos mesmos arquivos, informações e recursos, independentemente de onde estiverem trabalhando. Eles podem não ter o café liberado na copa quando estiverem trabalhando home office, mas todo o resto que eles precisarem deve estar acessível facilmente para eles.

2. Confie que seus funcionários atenderão às expectativas

Quando você tem funcionários trabalhando de vários lugares, pode ser tentador ficar monitorando o que cada um está fazendo.

Mas isso não é sustentável (especialmente se sua equipe está crescendo). Além disso, há um ingrediente crucial para a verdadeira autonomia dos funcionários: confiança. Se você permite que as pessoas escolham de onde realizam melhor seu trabalho, então também precisa confiar nelas para determinar como e quando irão cumprir suas listas de tarefas.

Por essa razão, uma cultura baseada em resultados é a mais adequada para uma equipe em trabalho home office e híbrido. Isso exige que você coloque mais ênfase no que seus funcionários estão produzindo e menos nos detalhes de como eles estão fazendo isso.

E como promover esse tipo de cultura? Comece definindo expectativas claras sobre quais tarefas os funcionários têm que concluir e quais responsabilidades você precisa que eles cumpram. Em seguida, defina com clareza o que seria um trabalho bem sucedido. Basicamente, qual o objetivo do trabalho de cada pessoa?

O uso de metas SMART ou sistemas de medição como os principais indicadores de desempenho (KPIs) e os objetivos e principais resultados (OKRs) pode fornecer aos funcionários que trabalham tanto no escritório como no remoto a visibilidade necessária sobre quais devem ser as prioridades, para que você possa sair do caminho e deixar as pessoas avançarem.

3. Ofereça e peça feedback com regularidade

Não importa de onde seus funcionários estão trabalhando, eles querem feedback, mas nem sempre sabem como pedi-lo. Em uma pesquisa realizada pela Reflektive, 25% dos funcionários admitiram que não sabem como pedir o feedback que desejam a seus gestores.

Agende uma reunião one-on-one recorrente com todos os seus colaboradores (pelo menos uma vez por mês), na qual vocês possam falar sobre seu trabalho diário, os desafios e as metas de carreira mais amplas.

trabalho híbrido home office

Essa não é apenas uma ótima maneira de demonstrar que você se importa com o trabalho e o sucesso das pessoas, como também uma oportunidade para você coletar feedback sobre o que está e não está funcionando em seu ambiente de trabalho híbrido. Algumas perguntas que você pode incluir são:

  • Você tem trabalhado [no escritório/home-office/híbrido]. Como tem sido para você?
  • O que você acha que a nossa equipe faz muito bem?
  • Quais desafios você tem por ter outras pessoas da equipe em diversos lugares?

É impossível saber tudo e você definitivamente não lê mentes, então essas perguntas oferecem às pessoas a chance de falar sobre preocupações ou pontos de atrito que de outra forma não viriam à tona.

Por exemplo, talvez um funcionário em trabalho remoto mencione que as pessoas que ficam no escritório se esquecem de desabilitar o compartilhamento de tela após terminarem uma apresentação. E, por isso, os funcionários remotos ficam presos olhando para os slides e não conseguem ver seus outros membros da equipe.

É um obstáculo aparentemente pequeno, mas que tem o potencial de fazer com que as pessoas que estão em home office se sintam deixadas de lado. Então, vale a pena conversar com a sua equipe para garantir que todas as pessoas se sintam valorizadas e incluídas.

4. Ofereça oportunidades para socialização

Liderar uma equipe em contrato de trabalho híbrido envolve muita logística, mas o lado emocional merece tanta atenção quanto.

Os relacionamentos que mantemos com as pessoas com quem trabalhamos têm um enorme impacto em nossos níveis de felicidade, desempenho e até mesmo estresse. Uma pesquisa da Gallup descobriu que as mulheres que concordam totalmente que têm um melhor amigo no ambiente de trabalho têm mais que o dobro de chances de estarem engajadas no trabalho do que as mulheres que dizem o contrário.

Criar esses laços torna-se um pouco mais complicado quando toda a sua equipe não está trabalhando lado a lado e a solidão é relatada como outro grande desafio do trabalho home office. Quer mais? Se os funcionários do escritório tiverem oportunidades para coisas como pequenas conversas e almoços compartilhados, os membros da equipe que optarem por trabalhar remotamente podem sentir um isolamento ainda maior de seus colegas.

Por esse motivo, você precisa criar oportunidades acessíveis de socialização, independente de onde as pessoas optarem por trabalhar. Algumas formas de fazer isso são:

  • Criar um canal de mensagens dedicado para todas as coisas amigáveis, como recomendações da Netflix e fotos de animais de estimação.
  • Reservar tempo no início ou no final de suas reuniões de equipe para atualizações pessoais e conversas rápidas.
  • Agendar algumas reuniões e atividades que incluam as equipes remotas, como participar de um concurso virtual de curiosidades, ir a um happy hour virtual ou contribuir com uma playlist de produtividade compartilhada.
  • Faça atividades de team building e videoconferências em que as pessoas podem facilmente entrar, almoçar ou tomar café juntos, se quiserem.

Você não vai querer que seus funcionários no escritório tenham uma experiência com sua cultura, enquanto os remotos têm uma experiência completamente diferente. Assim, oferecer essas oportunidades que unem todas as pessoas vai ajudá-las a criar laços fortes de onde quer que estejam.

Mantenha toda a sua equipe híbrida unida (de qualquer lugar)

Lá se vão os dias em que você se levantava da cadeira e podia ver todos os seus funcionários trabalhando lado a lado. As equipes remotas são a nova realidade e esse nível de flexibilidade pode parecer assustador para gestores que precisam aprender como ajudar suas equipes a trabalharem bem.

E aqui estão as boas notícias: as estratégias acima podem ajudar a supervisionar uma equipe híbrida que trabalha bem em equipe, quer esteja trabalhando na mesma mesa ou ao redor do mundo.

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