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Assinatura digital: como aplicar no RH e seus principais benefícios!

Assinatura digital: como aplicar no RH e seus principais benefícios!

Recursos tecnológicos como a assinatura digital têm feito bastante sucesso entre empresas de todos os setores e portes. Afinal de contas, essas soluções têm em comum a simplificação dos processos, a economia de recursos e de tempo no trabalho e o posicionamento mais analítico e estratégico dos seus recursos humanos.

Mas quais são, de fato, os benefícios da assinatura digital e como ela pode ser implementada no setor de RH da sua empresa?

Vamos responder a essas e outras perguntas com base nos tópicos abaixo:

 Siga conosco nesta leitura e veja tudo sobre como fazer assinatura digital e outras questões relacionadas ao assunto!

Assinatura digital: o que é?

Imagine que, por meio da assinatura digital, seja possível comprovar a sua identidade on-line.

Isso significa que um usuário, uma entidade ou mesmo um site tem a possibilidade de comprovar quem é e, com isso, agregar legalidade e autenticidade a diversos negócios digitais.

A assinatura digital de documentos como contratos, por exemplo, pode ser feita com esse recurso. Tudo porque existem etapas que ajudam a reafirmar a identidade da pessoa ou organização. Consequentemente, agrega-se mais segurança às transações on-line.

Outro exemplo disso, mas em outra proporção, é o certificado digital que muitos sites utilizam para garantir aos usuários e visitantes que aquelas páginas são verídicas e, de fato, pertencem ao local que desejam acessar.

Importante compreender, então, que a assinatura digital e a assinatura eletrônica são coisas distintas, mas que têm elementos e objetivos em comum.

Para isso, são usados meios de proteção e confirmação, como algoritmos conhecidos como chaves (simétricas ou assimétricas). No primeiro caso, a chave é privada e permite a cifragem e a posterior decifração de um documento — como o exemplo anteriormente mencionado do contrato.

Acontece que a chave simétrica necessita que o destinatário tenha acesso a uma chave (a mesma do remetente), minimizando o seu grau de segurança. Entra, então, a chave assimétrica, que faz o trabalho de cifrar e decifrar simultaneamente com chaves públicas e privadas.

Para entender essa questão: digamos que ambas as partes de uma negociação tenham que assinar o mesmo contrato. Com isso, existe uma chave privada que cria chaves públicas específicas para cada parte. Assim, as pessoas podem fazer especificamente a sua parte de responsabilidade (leitura e assinatura) gerando a autenticidade e confirmação de identidade.

Resumidamente, a assinatura digital é uma espécie de RG on-line de um indivíduo: ele é a comprovação de sua identidade para uma série de ações digitais. 

Inclusive, esse recurso tem validade legal — o que o torna tão importante e interessante de usar. Assinaturas digitais amparadas por certificados digitais passaram a valer aos olhos da lei trabalhista por meio do art. 10, da Medida Provisória n° 2.200-2. Sua assinatura digital em um documento vale tanto quanto a tinta de uma caneta sobre o papel.

Como criar assinatura digital? 

imagem de uma mulher olhando para a tela do celular

Vimos que para criar uma assinatura digital é necessário, primeiramente, obter um certificado digital.

Para sites que estejam em busca de validade e segurança digitais, estamos falando do certificado SSL. Ele é necessário para oferecer esse tipo de comunicação pautado por autenticação e também por uma camada extra de proteção na transação (transmissão e recebimento) de dados.

Vale destacar que existem certificados com versões gratuitas (como é o caso do Let’s Encrypt), mas as versões pagas costumam agregar garantias e mais confiabilidade à segurança das informações. 

Quando o processo estiver concluído, o seu site vai obter um selo de segurança e autenticidade (que pode ser observado pelo início HTTPS precedendo o link do seu site).

Algumas empresas que realizam o certificado digital para sites são:

  • Comodo;
  • Symantec;
  • GeoTrust;
  • Thawte.

Cada uma delas é habilitada a oferecer o certificado SSL e garante aos seus clientes meios práticos e eficientes de assinatura digital a partir de contratos anuais.

Lembrando, apenas, que a responsabilidade pela segurança das suas informações digitais recai sobre essas empresas, mas também sobre o dono do site. Então, quando falamos em segurança digital, pesquise bem a melhor empresa para suprir as suas necessidades com total zelo e proteção.

Por sua vez, quando falamos de assinatura digital focada em usuários com a necessidade de comprovar a sua identidade — como é o caso do CPF para pessoas físicas e do CNPJ, para quem é MEI (Micro Empreendedor Individual) ou mesmo para advogados com registro na OAB (Ordem dos Advogados do Brasil) — existem outras empresas especializadas nisso.

Tem a SSL.net.br, por exemplo, ou mesmo a Certisign e órgãos como o Serasa que realizam a oferta de certificados com validade e reconhecimento legal. Destaque para o fato de que esses serviços também são pagos e suas assinaturas devem ser renovadas de maneira periódica. 

Logicamente, o preço desse tipo de serviço varia conforme as suas necessidades, as empresas avaliadas e o tipo de certificado. Mas estamos falando de algo que gira em torno de R$ 90 a R$ 400 para certificados utilizáveis para o CPF (comprovação de pessoa física, portanto). Isso, para uma assinatura com validade de um ano.

Quando falamos em um certificado que vai gerar a assinatura digital para o seu negócio (o CNPJ, portanto), os preços podem variar entre R$ 150 e R$ 410 com validade de um ano, igualmente.

Entenda que a validade também pode alterar o preço do certificado digital. Quanto maior o período de contratação, a especialização da empresa ou mesmo os recursos oferecidos por cada uma delas, maior deve ser o valor do serviço.

Como fazer assinatura digital?

Vamos entender agora o que deve ser realizado para você fazer a assinatura digital. Lembrando que cada uma delas deve vir amparada por alguns conceitos, como:

  • Autenticidade, que é a capacidade de gerar veracidade a uma assinatura digital;
  • Integridade, que promove a garantia de alteração dos documentos transacionados;
  • Não repúdio, que é a garantia de validade às assinaturas. Assim, quem assinou o documento não pode negar a sua validade posteriormente.

Existem, também, classificações para as assinaturas digitais. Elas podem ser:

  • Simples (identificação de forma simplificada); 
  • Avançada (identificação de qualquer alteração feita posteriormente à assinatura); 
  • Qualificada (que necessita de um certificado digital).

Como vínhamos adiantando, o grau de complexidade vai interferir no preço final. Antes de assinar qualquer serviço, portanto, certifique-se de que você necessita e/ou vai fazer uso de todos os recursos oferecidos.

Vamos ao passo a passo para criar a assinatura digital por meio de um certificado digital — essa identidade eletrônica de uma empresa também é conhecida e popularmente chamada de e-CNPJ. 

O primeiro passo consiste na solicitação de um certificado digital junto ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Em seguida, algumas questões serão validadas ao longo do processo, como:

  • A validação presencial;
  • Emissão do seu certificado digital;
  • A instalação do certificado.

Toda a documentação exigida e orientações para a realização de cada etapa são fornecidas pelo próprio ITI. Assim que finalizado todo o processo, a sua empresa já pode implementar o uso de um software de gestão (como no setor de RH que se torna mais digital, por exemplo) munido já pelo recurso de assinatura digital ou de outros recursos de assinatura eletrônica.

Ainda vamos falar sobre a praticidade e os benefícios de contar com esse diferencial, mas de imediato podemos dizer que o setor de recursos humanos da sua empresa ganha rapidez e praticidade para enviar documentos para serem assinados. Afinal, eles podem ser encaminhados via e-mail, SMS ou WhatsApp, entre outros aplicativos de mensagens instantâneas.

E, é claro, isso tudo amparado por validade jurídica, segurança e mais qualidade nos processos — para admissões, por exemplo, pode fazer toda a diferença para garantir uma experiência mais ágil e eficiente para os candidatos e para toda a empresa.

Como a assinatura digital de documentos otimiza os processos na empresa?

imagem de uma pessoa fazendo anotações

Vamos entender, detalhadamente, o quanto um recurso de assinatura digital pode agregar valor ao trabalho de toda a sua equipe?

Basicamente, estamos falando de agilidade com segurança e validade jurídica. O tempo passa a ser um aliado, já que os documentos podem transitar digitalmente, e as assinaturas estão amparadas pela lei para adquirir validade.

Como vimos acima, um bom certificado digital garante não repúdio à assinatura digital. E isso traz todo o amparo necessário para as necessidades da empresa.

Por que utilizar a assinatura digital? 

Pessoas físicas podem se beneficiar do uso de uma assinatura digital, porque assim o usuário tem acesso a uma série de transações on-line com mais segurança e autenticidade, conforme a lei.

É possível, por exemplo, acessar os leilões online da Receita Federal ou mesmo o eSocial (voltado para o recolhimento do FGTS de funcionários domésticos). O recurso também é válido para acessar e fazer a consulta de dados relativos ao Imposto de Renda e até mesmo para a assinatura de prontuários médicos.

Quando nos adiantamos para o e-CNPJ, por sua vez, as atividades são tão variadas quanto distintas. Alguns exemplos de utilização desse recurso — além das mesmas possibilidades mencionadas acima:

  • Emitir documentos de arrecadação do Simples Nacional;
  • Fazer o cadastro no INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial);
  • Obter acesso ao CNES (Cadastro Nacional de Entidades Sindicais);
  • Requerer financiamentos por meio do Finep (Financiadora de Estudos e Projetos).

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Caso ainda não tenha ficado clara a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica, vamos fazer um breve reforço dos conceitos.

As assinaturas digitais em documentos, de forma eletrônica, são variadas e é comum que isso desperte boa dose de confusão nas pessoas. Mas é fácil entender o que as diferencia.

Afinal de contas, a assinatura eletrônica é (ao menos em tese) uma referência direta a qualquer forma de autenticação eletrônica em meios de computação. Ela é, portanto, algo mais amplo e generalizado quanto à ideia de assinar algo digitalmente.

Inclusive, isso pode ocorrer de diversas formas, e não apenas com uma assinatura propriamente dita. Login e senha são meios de assinatura eletrônica, assim como os acessos e autenticações via biometria.

Enquanto isso, a assinatura digital é reconhecidamente um meio de assinatura eletrônica, mas amparado por tecnologias distintas de criptografia e segurança para atestar autenticidade ao indivíduo em suas ações on-line. Para isso, é necessário um intermediário, que é o certificado digital.

Principais vantagens da assinatura digital

Agora que já sabemos o que é e como fazer uma assinatura digital, que tal entendermos quais são os reais benefícios em implementá-la na sua empresa?

Agilidade e simplificação de processos

Já destacamos as formalidades para criar uma assinatura digital, mas, após isso, os processos se tornam ágeis e facilitados. De qualquer lugar, ambas as partes podem assinar um documento e que passa a ter, inclusive, validade legal.

Compare, então, o tempo necessário que a sua empresa atualmente leva com o deslocamento de documentos para a assinatura de cada parte e para a finalização desse trabalho todo. Agora, imagine a facilidade de fazer isso de maneira digital, sem deslocamentos ou problemas com imprevistos (como a perda do documento físico).

Segurança

Já falamos a respeito dos pilares de uma assinatura digital (autenticidade, integridade, não-repúdio etc.), e o quanto isso tem a garantir segurança aos seus processos. Vale a pena contar com um recurso de assinatura digital, portanto, assegurando total proteção às suas informações.

Mobilidade

Inegável que, com a transformação digital, a mobilidade passou a ser algo inerente às atividades realizadas. E a assinatura digital não é exceção, aqui, permitindo que as pessoas assinem documentos de qualquer lugar, a qualquer hora.

Redução de custos com plataforma de assinatura digital

A economia é palpável com menos esforços de trabalho com remessas de documentos (como os Correios e motoboys, entre outros) e com a redução de impressões de papel também.

Sem falar que a infraestrutura de armazenamento de papéis físicos se torna menor e menos necessária, já que a gestão de documentos vai passar a ser mais digital.

Como implementar o processo digital de assinaturas no RH?

Se a assinatura digital tem tanto a agregar à sua empresa, que tal começar a pensar no primeiro passo para isso? Fica, aqui, o exercício para você: comece a analisar as empresas que podem gerar o certificado digital, e assim, permitir que você faça uso do recurso de assinatura digital.

E se você não sabe para que necessita de uma assinatura digital, veja abaixo como ela pode ser útil para o departamento de RH da sua empresa!

Em quais processos do RH a assinatura digital é benéfica?

Processo de contratação

Como já vimos, a assinatura digital pode tornar a admissão ainda mais fácil e assertiva, melhorando toda a experiência do funcionário antes mesmo do seu primeiro dia na empresa.

Veja também: saiba quais são os documentos admissionais requeridos.

Gestão de funcionários

Toda documentação que deve ser assinada, nas admissões e demissões, passa a ser trabalhada de maneira digital. Com simplicidade, eficácia e agilidade.

Mobilidade de sua equipe

O trabalho pode ser feito de qualquer lugar e a qualquer hora, bastando ter os respectivos acessos. Algo que vai tornar o trabalho sempre mais eficiente e flexível para os seus colaboradores.

Como a assinatura virtual otimiza os processos do RH no home office?

imagem de uma pessoa com um notebook

No home office, o trabalho é valorizado porque a assinatura digital permite, justamente, que muitas burocracias presenciais sejam reduzidas. E os seus colaboradores podem, à distância, dar andamento a uma série de processos que estariam parados sem a assinatura digital.

Trata-se, então, de uma alternativa que otimiza o trabalho, gera diferenciais competitivos para a sua empresa e, acima de tudo, torna o trabalho mais móvel e eficiente e de maneira digitalizada.

Se a sua empresa trabalha em regime de home office, durante a pandemia do coronavírus, e tem considerado um modelo de trabalho híbrido, a assinatura digital pode ajudar.

Ela pode ajudar até mesmo no trabalho de empresas que não estão em home office. Como vimos, trata-se de uma solução versátil e que só tem a agregar valor para o seu negócio.

Conclusão

A assinatura digital se tornou bastante relevante durante esse momento de isolamento social, nesse texto entendemos como ela funciona, e como sua empresa pode aderir a essa modalidade de assinatura.

Mas você não precisa parar por aqui, nas orientações que trouxemos para melhorar o ritmo e a rotina de trabalho na sua empresa, sabia? Além das dicas aqui vistas sobre assinatura digital, você pode assinar a nossa newsletter! 

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Fonte: PontoTel

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