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Conheça o app para registrar horas de trabalho e traga a mobilidade para sua gestão de frequência!

Conheça o app para registrar horas de trabalho e traga a mobilidade para sua gestão de frequência!

Você já deve ter percebido que, hoje em dia, com novas tecnologias surgindo, existem várias formas para fazer o registro das horas trabalhadas.

Por ser um processo complexo, o controle deve ser feito de forma segura e cuidadosa. Dessa maneira, a empresa possui respaldo legal em casos de ações trabalhistas.

Com o avanço da tecnologia e mudanças nos modelos de trabalho, as empresas estão buscando modernizar a área de RH e seus processos. Por isso temos hoje no mercado algumas opções de app para registrar horas de trabalho.

Se você ainda não conhece essa forma alternativa de controle de ponto, vamos explicar como a ferramenta funciona, quais os benefícios e se é seguro adotar o uso de aplicativo para registro de ponto. Ficou curioso? Veja os tópicos que serão abordados:

Boa leitura!

Quais as formas de registro de horas de trabalho?

Segundo a lei nº 7.855 de 24 de outubro de 1989, a partir de 20 funcionários registrados, a empresa é obrigada a registrar o horário de entrada e saída. O registro pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica.

Vamos listar quais as formas para registro de horas de trabalho:

1 – Livro de ponto

O livro de ponto é um dos métodos mais antigos e mais baratos para fazer o registro do ponto. Nele, todos os colaboradores fazem o registro de forma manual no papel.

Essa é uma ferramenta barata, porém nada segura e nem eficiente, pois pode haver rasuras no preenchimento, fraudes nos registros, o que dificulta o fechamento do ponto e a veracidade das informações.

2 – Cartão de ponto

Os cartões são disponibilizados para os colaboradores fazerem o apontamento diário. O cartão é inserido em uma máquina que perfura o cartão com os horários de entradas e saídas.

Dessa forma, o colaborador é obrigado a ir até a máquina para preencher o cartão. Entretanto, ainda assim é possível ocorrer fraudes, pois o funcionário pode entregar o cartão para outra pessoa para bater.

3 – Crachá pessoal

Em empresas de grande porte esse método é muito utilizado. Cada funcionário possui um crachá que bate o ponto no momento que ele libera a catraca de acesso da empresa.

É um método seguro, porém possui um alto custo para as organizações.

4 – Biometria

O relógio de ponto eletrônico (REP) é um dos métodos mais utilizados pelas empresas.

Para fazer o registro, o colaborador deve colocar o dedo no leitor da máquina para ler a biometria. Após a máquina fazer o registro, é emitido um comprovante.

Neste método, os dados coletados podem ser exportados para uma planilha e assim o RH consegue fazer o fechamento do ponto. Ainda não é uma forma vantajosa, já que, o RH precisa coletar essas informações manualmente e inseri-las manualmente em outro sistema.

Inclusive, o colaborador pode bater o ponto e continuar trabalhando, ou seja, ele está burlando as regras e o horário de trabalho estabelecido.

Outra desvantagem é que é uma opção de alto custo e o departamento pessoal só tem acesso às informações no final do mês.

Em 2011, foi aprovada a portaria 373, que autoriza a marcação de ponto por meios alternativos, desde que sejam autorizados por acordo coletivo ou convenção de trabalho.

Uma alternativa é usar um app para registrar horas de trabalho, continue lendo para conhecer.

O que é um app para registrar horas de trabalho?

O app para registrar horas de trabalho, dá autonomia aos funcionários para bater o ponto, pois permite que o controle de ponto seja feito diretamente do próprio celular.

Os aplicativos permitem que os colaboradores solicitem o ajuste do ponto ao supervisor que pode aceitar ou recusar. Também é possível acompanhar horas extras, banco de horas, fazer o controle de férias e das ausências.

Para fazer o registro, o aplicativo acessa a localização do funcionário pelo GPS ou Wi-Fi.

As informações registradas, são acompanhadas em tempo real, não sendo necessário aguardar o último dia do mês para realizar o fechamento.

Com a chegada da pandemia, muitas empresas adotaram o modelo de trabalho home-office, e aderir app para registrar horas de trabalho, foi uma ótima solução para fazer o registro de forma eficiente.

Esse modelo também é muito usado em instituições que prestam serviços, assim, quando o colaborador está atendendo o cliente fora da sua empresa, ele consegue fazer o registro de ponto pelo celular.

Timesheet

O timesheet é uma ferramenta usada para gerenciar o tempo que cada funcionário gasta para realizar determinada atividade.

A partir da implementação desse método na empresa, a gestão se torna mais eficiente, pois é possível mapear quais processos levam mais tempo para serem finalizados e quais não estão dando resultados.

Através dos dados coletados, os gestores podem fazer um planejamento que esteja de acordo com a realidade da empresa, entregando as demandas dentro do prazo e evitando gastos com horas extras.

Outra possibilidade, é mostrar quantas pessoas são necessárias para que o projeto seja concluído no prazo solicitado.

Muitas empresas que trabalham com cobrança por horas, utilizam essa ferramenta, pois permite estipular os gastos com cada profissional.

Para fazer o cálculo do custo de cada trabalhador você deve pegar a quantidade de horas que foram gastas no projeto e multiplicar pelo valor da hora do profissional e somar os custos indiretos.

Fórmula: Custo total = (horas de trabalho * valor da hora) + custos indiretos

Os custos indiretos são:

  • Alimentação;
  • Transporte;
  • Hospedagem;
  • Materiais necessários para executar a atividade.

Sendo assim, o gestor do projeto consegue saber qual será o custo total do projeto e se ele é viável para a organização.

Controle de jornada de trabalho

O controle de jornada de trabalho corresponde ao tempo de trabalho que o funcionário fica à disposição da empresa, seja realizando as suas atividades ou aguardando algum chamado.

Por isso, as empresas devem fazer o registro da quantidade de horas que o colaborador trabalha, horas extras realizadas e as pausas durante o período.

Se o controle de jornada não é feito da maneira adequada, pode acarretar em processos trabalhistas.

Segundo o artigo 62 da CLT, existem alguns casos em que o controle da jornada não é obrigatório, são eles:

Além da obrigatoriedade prevista na lei, controlar o tempo de trabalho permite que o gestor saiba qual o rendimento dos funcionários e evita processos trabalhistas.

Hoje em dia a empresa pode optar por usar app para registrar horas de trabalho.

Qual a importância de registrar as horas de trabalho?

Como vimos anteriormente, fazer o registro da jornada de trabalho é uma norma obrigatória para as empresas. Porém, ele beneficia a empresa de outras formas, como:

  • É possível acompanhar se o colaborador está cumprindo a jornada de trabalho estabelecida, sem abusos ou excessos;
  • Acessar informações sobre faltas (justificadas ou injustificadas), atrasos, horas extras, saídas antecipadas, etc;
  • Reduz despesas e é possível medir a produtividade dos trabalhadores.

Vamos ver outros pontos importantes para realizar o registro de ponto.

Conformidade com as leis trabalhistas

A responsabilidade do registro não é apenas da empresa, mas também do funcionário. Pois, o preenchimento correto é de interesse de ambas as partes.

Para fazer o registro a empresa deve definir os horários de pausa como almoço e lanche, por exemplo.

Caso o registro do ponto esteja sendo feito corretamente, isso deixa a relação de trabalho mais segura e transparente, pois o pagamento do salário é feito de acordo com o apontamento realizado.

O art 58 da CLT diz que:

Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários.”

Portanto, existe uma tolerância de 10 minutos na marcação do ponto, ela vale tanto para os horários de entrada, saída para o almoço ou para a hora de ir embora.

Evita passivos trabalhistas

Muitos colaboradores não entendem a importância de fazer o registro de horas e pensam que é uma forma da empresa controlar o trabalho. Por isso, os gestores devem saber como engajar a equipe para que todos saibam a importância de bater o ponto.

Quando o registro não está sendo cumprido, existem maiores chances de ocorrer algum processo trabalhista, pois as informações não estão sendo registradas e isso possibilita o levantamento de dados falsos.

Se o funcionário aciona a justiça, a empresa precisa apresentar dados que comprovem a jornada de trabalho, porém se os dados não foram registrados ela não possui provas.

Portanto, é necessário mostrar aos funcionários a importância e os benefícios do registro de horas, assim a empresa não tem problemas judiciais.

Transparência entre empresa e colaborador

Um dos principais benefícios do registro das horas trabalhadas é estabelecer transparência nas relações de trabalho, pois os apontamentos de horas realizados são armazenados em uma plataforma segura.

Assim, o colaborador tem segurança de que as informações registradas não serão alteradas e ele consegue acompanhar a jornada de trabalho no aplicativo, confirmando hora extra, atrasos, banco de horas.

Caso o funcionário desconfie da sua gestão e das informações sobre o ponto ele pode achar que os direitos dele não estão sendo cumpridos e não render no trabalho.

Redução de fraudes e erros no apontamento de jornadas

Se todos os funcionários entenderem a importância de fazer o apontamento corretamente e a empresa disponibilizar uma ferramenta segura, há uma redução de fraudes e erros nos apontamentos.

Pois, uma plataforma segura em que apenas o colaborador consegue bater o ponto, não dá margem para ele pedir para outra pessoa fazer o registro por ele.

Fazendo o controle das horas, a empresa consegue saber a quantidade de horas exatas que o funcionário está trabalhando e efetuar o pagamento do salário de acordo com o apontamento, sem ser prejudicada.

Como funciona o app de registro de ponto da PontoTel?

Para fazer o registro de forma eficiente as empresas podem buscar soluções modernas, uma delas é usar app para registrar horas de trabalho.

Por isso, vamos explicar como o aplicativo da PontoTel funciona.

O app da PontoTel é um sistema fácil para registrar o ponto e ter acesso às informações direto do seu celular.

O app para registrar as horas pode ser baixado em dispositivos como: celular, tablet ou pelo computador.

A empresa deve analisar e decidir qual a opção mais adequada ao seu negócio. As organizações que desejam modernizar seus processos, podem adotar um app de ponto eletrônico, pois são opções seguras.

Software de ponto em nuvem

O software de ponto em nuvem é um programa de computador onde são armazenados os dados da empresa em um servidor da rede.

As nuvens possuem capacidade de armazenamento maior do que outros sistemas e é mais segura em caso de fraudes e invasões e diminui o risco de perder as informações armazenadas.

Dessa forma, os dados não pertencem a um único servidor, eles ficam online e podem ser acessados de qualquer lugar por qualquer dispositivo.

Essa tecnologia é muito usada em app para registrar horas de trabalho, pois é possível coletar e armazenar os dados de forma remota e disponibilizar em tempo real para os dispositivos conectados à rede.

App de registro

Ao usar o app para registrar horas de trabalho da PontoTel o colaborador encontrar ícones que devem ser selecionados para fazer o registro, são eles:

  • Entrada;
  • Saída para a pausa;
  • Retorno da pausa;
  • Saída.

Os ícones tornam o processo mais simples, pois o trabalhador sabe qual a opção deve escolher para bater o ponto.

Como calcular as horas de trabalho no app?

Em aplicativos como o da PontoTel o cálculo das horas é feito de forma automática.

É possível programar o sistema para fazer o cálculo de horas extras diariamente, e também calcular o saldo do banco de horas de cada colaborador.

Através dessa ferramenta, as instituições têm disponível:

  • Um aplicativo que calculas as horas trabalhadas;
  • Aplicativo para marcar horas extras;
  • Aplicativo que soma as horas trabalhadas.

Ter disponível um app para registrar horas de trabalho otimiza o fechamento do ponto no fim do mês e não haverá surpresas.

Se você deseja conhecer o app para registrar horas de trabalho da PontoTel, entre em contato com um de nossos consultores através do formulário abaixo e agende uma demonstração GRATUITA!

Como o colaborador pode acompanhar as horas registradas no app?

Quando a empresa usa o app para registrar horas de trabalho, o colaborador consegue acompanhar o registro direto do aplicativo, lá serão disponibilizadas todas as informações preenchidas.

Se algum apontamento estiver incorreto ou ele precisar enviar algum atestado, ele pode fazer diretamente pelo aplicativo.

Folha de ponto online

O app para registrar horas de trabalho possui uma folha de ponto online – nessa ferramenta fica armazenado todos os registros de ponto do funcionário e, através dela, as alterações podem ser feitas diretamente no sistema online.

Como as informações são atualizadas em tempo real, o colaborador consegue acessar a sua folha de ponto online em qualquer dispositivo. Assim, não é necessário aguardar o fim do mês para ter acesso aos registros.

O app de registro de ponto é seguro?

Certamente a empresa que está pesquisando sobre um app para registrar horas de trabalho, possui receios quanto a segurança dessa ferramenta.

Mas o app da PontoTel é ainda mais seguro do que o ponto eletrônico convencional, isso porque ele usa mais medidas de segurança.

As principais medidas de segurança usadas pela PontoTel, são:

Essas medidas garantem a veracidade dos dados inseridos e dão segurança para gestores e funcionários.

No próximo tópico vamos ver quais são os benefícios do app para registrar horas de trabalho.

Quais os benefícios do app para registrar horas de trabalho?

As empresas estão, cada vez mais, aderindo aos app para registrar horas de trabalho, pois elas estão vendo como é fácil e seguro usar a ferramenta.

Agora que você já entendeu o funcionamento dos aplicativos de ponto, vamos ver quais os benefícios.

Registro de horas facilitado

Usar o app para registrar horas de trabalho é um procedimento simples e intuitivo.

O colaborador deve instalar o aplicativo no seu celular e fazer os apontamentos das suas horas. É uma ferramenta simples e segura para todos poderem usar.

Mobilidade

Um dos principais benefícios dos aplicativos é poder acessá-los de qualquer lugar. Assim, tanto o colaborador quanto o gestor conseguem consultar as informações mesmo não estando na empresa.

E isso facilita para organizações que estão adotando ou querem adotar o modelo de home office.

Cálculos automáticos

Para fazer o cálculo das horas de trabalho, o aplicativo utiliza as informações de entradas e saídas diárias que foram registrados.

No fim do mês, o departamento extrai um relatório completo com os dados que foram inseridos ao longo do mês e o cálculo é feito de forma automática.

Esse benefício diminui o trabalho do departamento pessoal e eles ganham mais tempo no fechamento da folha.

Conclusão

Neste artigo entendemos sobre como o app para registrar horas de trabalho são ferramentas essenciais para as empresas hoje em dia.

Entendemos quais os benefícios ele proporciona tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Se a sua empresa está buscando ferramentas mais modernas para fazer o controle do ponto, conheça o app de registro de horas da PontoTel!

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