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Custos do home office: cálculo, importância e responsabilidade da empresa!

Custos do home office: cálculo, importância e responsabilidade da empresa!

Ao longo dos anos, o modelo de trabalho passou por diversas mudanças, afetando diretamente o dia a dia do RH. O home office é um modelo que faz parte dessas mudanças. Embora usada por muitas empresas, a pandemia acelerou o processo da maioria dos ambientes corporativos e trouxe diferentes demandas ao setor.

O contexto da pandemia COVID-19 levou muitas empresas a adotarem o modelo home office para os seus funcionários. No entanto, muitos deles ainda não estavam prontos para essa implementação.

Essa mudança já ocorre há algum tempo, mas muitas organizações ainda possuem questões a serem levantadas sobre o custo de um home office e se elas têm que pagar pelas despesas internas do funcionário.

Visto isso, neste artigo explicaremos tudo sobre a ajuda de custo no home office, quais são os custos para o trabalhador e para o colaborador e o que diz a lei. Além de apresentar como funciona a ajuda de custo e a importância dela para a empresa. Veja os tópicos que abordaremos a seguir:

Vamos lá!

Entenda os custos do home office

A pandemia do COVID-19 tornou o home office uma realidade para muitas empresas, porém esse modelo de trabalho já existia e é amparado por lei desde 2017. Pela Lei 13.467 de reforma trabalhista, o trabalho realizado fora da empresa é classificado como teletrabalho  e tem os mesmos direitos e obrigações do contrato CLT tradicional, porém algumas especificações contratuais precisam ser levadas em consideração nesse modelo.

Pensando nisso, dividimos quais são os custos do funcionário e da empresa durante o home office. Confira abaixo.

Para o colaborador

A pandemia acelerou a implantação em grande escala do teletrabalho, que é uma forma coberta pela legislação trabalhista e muitas vezes confundida com o home office. Porém, a maioria das organizações ainda não está preparada e bem estruturada para uma mudança tão grande de processo e cultura.

Com o tempo, alguns problemas começaram a aparecer, inclusive o custo de trabalhar em casa. Afinal, os empregadores devem pagar ajuda de custo para os funcionários.

Como já mencionamos, esse método remoto pode eliminar o custo do vale-transporte, mas existem outros custos de home office relacionados à infraestrutura, como internet, energia elétrica e outros custos diretamente relacionados à execução da atividade.

Ou seja, os custos que antes eram da empresa passaram a ser dos colaboradores. Para tanto, as partes envolvidas na relação de trabalho devem estar alinhadas e ser coerentes.

Para a empresa

De acordo com o art. 2º da CLT o empregador é obrigado a arcar com os gastos do seu negócio. Isso quer dizer que, se um funcionário incorrer em quase-custos de serviço na casa, ele deve receber um reembolso da organização.

Essa definição pressupõe que a empresa reduza despesas no local de trabalho, como contas de luz, internet e água. Porém, como já dissemos, essas despesas não deixaram de existir, é o empregado quem paga as contas, pois usa a residência para a realização das atividades.

Portanto, quaisquer despesas especiais em que os funcionários possam incorrer em decorrência das atividades desempenhadas são definidas como despesas de home office.

Além disso, no caso da contratação para teletrabalho, a reforma trabalhista também determina que os funcionários e a empresa devem negociar as responsabilidades de compra, manutenção ou fornecimento de equipamentos técnicos e de infraestrutura necessária para serviços remotos por meio de negociação mútua.

No entanto, a lei não impõe orientação rígida sobre como calcular esse custo e exige que as partes negociem. Portanto, um acordo deve ser formalizado por meio de contrato de teletrabalho, especificando quais despesas serão custeadas pelas partes e quais poderão ser reembolsadas.

O que diz a lei sobre ajuda de custo home office?

A Lei nº 13.467 determina as regras do home office e suas implicações legais. De acordo com o artigo 2º da CLT, o empregador é obrigado a arcar com as despesas relacionadas à sua empresa. Desde a reforma trabalhista, as atividades desenvolvidas fora das dependências da empresa foram também abrangidas pela legislação trabalhista.

“As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.” Art. 75-D

Isso significa que, de acordo com o sistema de trabalho, o valor envolvido no trabalho (insumos) do empregado no modelo home office deve ser pago pelo empregador.

Porém, mesmo que haja proteção jurídica para isso, é necessário tomar uma decisão conjunta e registrar formalmente o acordo entre as duas partes para que ambas tenham segurança.

Ajuda de custo CLT

A CLT é clara e objetiva sobre o subsídio de home office, caso a empresa opte por arcar com essa despesa: ele tem como único intuito custear despesas permanentes ou temporárias incorridas pelos colaboradores em decorrência de mudanças no local de trabalho. Confira a descrição do Artigo 457 da CLT:

 “As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.” 

Auxílio home office

Existia um projeto de Lei nº 5341/20 que propunha que os subsídios de home office, que os empregadores deveriam pagar aos empregados para subsidiar o custo de trabalhar em casa. A proposta previa que o auxílio fosse pago sempre no mês seguinte à certificação do custo pelo empregado, preferencialmente junto com o salário.

De acordo com a proposta, os custos previstos relacionados aos insumos do trabalho incluíam: energia elétrica, internet e infraestrutura necessária para o trabalho remoto. O projeto de lei infelizmente não foi para frente, mas previa que o empregador deveria arcar com 30% das despesas acima mencionadas, desde que comprovadas essas despesas.

O texto também estipulava que os benefícios concedidos não deveriam ter natureza salarial, não estar incluídos na remuneração, não incluir contribuições previdenciárias ou para o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). A proposta também definia que o auxílio não constituia rendimento tributável dos trabalhadores.

Auxílio infraestrutura

Além das contas de luz e da rede, a empresa também deve auxiliar os colaboradores com equipamentos e móveis necessários ao trabalho. Neste caso, o conteúdo acordado no contrato é válido novamente.

Além disso, por mais que algumas empresas mantenham a contratação normal e não alterem para o modelo de teletrabalho, é importante oferecer a estrutura ao colaborador, o chamado kit home office, com computador, mouse, tela, auxiliar teclado e etc, algumas empresas até mesmo emprestaram mesa e cadeira dos escritórios aos colaboradores.

Nestes casos, é prudente definir cláusulas de responsabilidade dos funcionários para os materiais fornecidos. Agora, se os funcionários precisarem usar seus próprios equipamentos, também podem estabelecer verbas para pagar a depreciação dos itens.

A empresa é obrigada a pagar ajuda de custo home office?

A  legislação permite que empregadores e empregados negociem a compra e manutenção de materiais (como computadores e infraestrutura), que podem ser realizadas livremente entre o pessoal envolvido.

Porém, o acordo deve ser definido no contrato de trabalho, declarando qual é a responsabilidade do trabalhador e qual é a responsabilidade do empregador.

Isso porque, por lei, nada obriga a empresa a custear esse modelo pois ele é considerado por muitos uma flexibilidade ou até mesmo um benefício. Sendo assim, é indicado que haja uma negociação em que a empresa entenda que deve oferecer itens básicos de estrutura, como computador e outros materiais.

Por outro lado, se a empresa necessitar de novos equipamentos para a finalização de uma demanda, ou seja, se os equipamentos existentes do empregado não forem suficientes para a realização do trabalho, a empresa deverá arcar com o custo da sua aquisição.

O mesmo é válido para a Internet. Se a conexão atual do funcionário não for suficiente e a empresa exigir uma velocidade maior que a existente na casa do funcionário, a empresa deverá pagar mensalmente a diferença entre o plano atual e o novo plano.

De acordo com a Lei da Reforma Trabalhista nº 13.467, o trabalho realizado fora da empresa é classificado como teletrabalho, que possui os mesmos direitos e obrigações dos contratos tradicionais da CLT. Portanto, de acordo com o art. O artigo 2º da CLT esclarece que o empregador é obrigado a pagar pelas despesas do seu negócio, tendo por contrato predefinido como funcionarão essas despesas.

Como funciona a ajuda de custo?

Embora a lei estipule que as despesas devem ser suportadas na prática pela empresa, os custos variáveis ​​como água e luz não são tão fáceis de mensurar diretamente.

Portanto, para evitar que essas despesas sejam arcadas pelos funcionários, pode-se formular uma política de subsídio de custos. Vale ressaltar que a ajuda de custo no home office não faz parte do salário, portanto é gratuito.

Esta assistência é definida como um contrato de trabalho, portanto, se o seu funcionário foi transferido do sistema atribuído para o home office, mas ainda não assinou contrato a respeito, transformando a contratação normal em uma contratação para teletrabalho, é necessário fazer um contrato especificando as diretrizes para o subsídio e como ele arcará com as despesas a serem reembolsadas.

Ajuda de custo home office: como calcular?

No cálculo do valor do subsídio, a empresa deve estar atenta a três despesas principais: luz, telefone e rede. Essas contas não serão pagas integralmente pela organização, por isso é importante entender como calcular o valor corretamente para minimizar o impacto no negócio. Abaixo, preparamos uma explicação para cada um desses custos para ajudá-lo a calcular. Veja!

Energia elétrica

A maneira mais fácil de calcular o consumo de energia associado ao trabalho de um funcionário é por meio do equipamento usado.

Para fazer esse cálculo, você precisa determinar a potência do aparelho que está usando – geralmente em watts (W), divida o valor do watt por 1000 para obter o valor em quilowatts (kW) e, em seguida, multiplique o valor em kW pelo número de horas que o dispositivo é deixado ligado, em seguida, o número de dias do mês e o valor disponível é multiplicado pelo valor de quilowatt-hora de carregamento cobrado pela empresa de energia.

Imagine que o consumo médio de energia de um laptop seja de 50 watts. Isso é 0,05 quilowatts. Aqui, usamos o custo médio em kW das residências do Estado de São Paulo, que é de 0,53 reais.

0,05 kW x 8h diárias x 21 dias úteis = 8,4 kW mensais.

8,4kW mensais x  R$0,53 = R$4,45 mensais

Este é um método de cálculo do consumo de cada dispositivo utilizado pelos funcionários. Algumas empresas costumam calcular também o consumo de lâmpadas na sala onde os funcionários trabalham.

Telefone

Para calcular o uso do telefone, a tarefa é mais simples. Isso porque é suficiente determinar no extrato da linha quais ligações foram feitas a trabalho e o valor cobrado por cada ligação.

Internet

A Internet móvel pode ser calculada com base no consumo médio de dados da tarefa. Ao adicioná-los, você pode entender quanto da Internet do funcionário é usada para o trabalho.

Para redes fixas, o valor pode ser calculado com base no uso dos funcionários. O valor do contrato mensal da rede será dividido em jornada de trabalho, cabendo à empresa o pagamento de todo consumo durante a jornada de trabalho dos funcionários.

Qual a melhor forma de reembolsar o funcionário?

Como você pode ver, ser capaz de calcular o valor exato da compensação dos trabalhadores para os custos de home office é uma tarefa quase impossível. Portanto, a escolha do reembolso é muitas vezes a melhor opção.

No reembolso, a quantia paga ao funcionário é assertiva, pois exige comprovação no processo de cobrança. Dessa forma, ninguém sai prejudicado, nem a empresa cujos pagamentos possam exceder significativamente o valor efetivamente gerado na despesa, nem o funcionário que pode receber uma remuneração inferior aos custos reais incorridos.

Como criar uma política de ajuda de custos para o home office?

Estabelecer uma política de reembolso eficaz é a melhor maneira de garantir a saúde financeira corporativa e prevenir fraudes. Para isso, você deve criar um documento que contenha todas as despesas que a empresa pode reembolsar, incluindo viagens corporativas e principalmente o home office.

Se sua empresa já processa solicitações de reembolso há algum tempo, você só precisa atualizar as políticas sobre esses procedimentos para manter os custos com o home office na agenda. Formular uma política de reembolso significa prever todas as despesas que devem ser reembolsadas, sempre levando em consideração a economia de custos e o bem-estar do funcionário.

Confiar na tecnologia nunca foi tão importante. A pandemia trouxe desafios que podem ser superados com o uso de software que pode ajudar os gerentes a realizar suas tarefas. A empresa oferece uma plataforma digital que pode automatizar o processo de reembolso de despesas.

Para reembolsar despesas, é muito importante e necessário comprovar através de recibos e faturas. O gestor é obrigado a solicitar esses recibos para viabilizar o pedido de reembolso. Nesse ponto, é importante estar atento a fraudes, pois se a política de reembolso for ambígua, favorece funcionários mal-intencionados que podem prejudicar a saúde financeira de um negócio.

Conforme mencionado anteriormente, o software de gerenciamento é usado para automatizar o processo de reembolso. Esses aplicativos são muito úteis na solicitação de credenciais de funcionários, pois digitalizar esses documentos e seus respectivos arquivos na nuvem permite que os gerentes verifiquem se tudo está correto.

Importância do auxílio home office

Para os funcionários, o home office não é necessariamente um modelo mais barato. Cada investimento em ergonomia e aparelhos de alta qualidade tem um preço.

Fornecer a ajuda de custo no home office de forma espontânea é uma forma de garantir que as condições certas sejam fornecidas ao trabalhar remotamente. Dessa forma, tanto a empresa quanto os funcionários serão beneficiados.

É importante garantir que seus funcionários possam optar por trabalhar remotamente sem prejudicar seu desempenho, assim como oferecer um bom ambiente de trabalho presencial.

Mesmo aqueles que não querem ser 100% remotos tendem a adotar um modelo híbrido. Por isso, o home office continua presente na vida de muitos colaboradores.

Portanto, fornecer ajuda de custo no home office é uma boa escolha. Além de garantir maior conforto e eficiência no trabalho remoto, essa opção também é amplamente utilizada por empresas que desejam oferecer benefícios flexíveis às suas equipes.

Quando um funcionário recebe auxílio de home office, ele também sente a importância da empresa para a qual trabalha, já que a empresa demonstra preocupação com os funcionários e fornece subsídio de custos para despesas adicionais.

Conclusão

Ao longo deste artigo, nós explicamos o que é a ajuda de custo no home office e quais são os custos para o trabalhador e para o colaborador, além de entender o que diz a lei sobre esse auxílio. Entendemos, também, como funciona a ajuda de custo e qual a importância desse auxílio para a empresa.

Também vimos como criar uma política de ajuda de custos para o home office e qual a melhor maneira de calculá-la.

Portanto, essas foram as principais informações sobre a ajuda de custo no home office. Como vimos, devido à pandemia, o home office tornou-se uma realidade para inúmeras empresas, o que trouxe novas exigências do RH, nomeadamente o custo do trabalho no home office.

Portanto, além de cumprir a legislação e garantir verbas adequadas, a área também deve buscar estratégias que ajudem a melhorar a qualidade de vida e a produtividade dos colaboradores nesse delicado período.

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