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tudo sobre e qual sistema usar!

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A função de controlar a jornada de trabalho é, sem dúvida, um dos desafios predominantes na vida dos gestores. Erros no cálculo das horas trabalhadas, retrabalho excessivo, pagamento incorreto de horas extras e fundamentalmente no estruturamento da folha de pagamento, são fatores que sobrecarregam as empresas. A longo prazo, eles ameaçam a saúde financeira da organização.

Assim, encontrar uma solução eficaz que economize e otimize o trabalho tornou-se a base do sucesso de uma estratégia empresarial. Afinal, saber que a gestão da jornada de trabalho está correta pode dar tranquilidade aos gerentes para eles poderem se concentrar em suas atividades principais e colher os benefícios do negócio.

Pensando nisso, neste artigo você vai entender o que é gestão de jornada em tempo real, para que serve, o que prevê a CLT e a importância da transformação digital do RH. Além disso, mostraremos quais as vantagens da gestão de jornada em tempo real, como funciona um sistema de gestão e como o PontoTel auxilia neste momento.

Veja os tópicos que abordaremos a seguir:

Vamos lá!

O que é gestão de jornada?

A gestão de jornada consiste em planejar e controlar as horas de trabalho de cada funcionário. Agir com base nessas informações é evitar que os objetivos de negócios sejam perdidos devido à falta de monitoramento do controle de tempo dos funcionários.

Portanto, os gestores de RH e DP devem estar atentos a quaisquer sinais estranhos durante a jornada de trabalho, como horas extras excessivas ou absenteísmo. Muitas vezes, essas métricas indicam que há um problema com a empresa.

Para que serve?

Resumidamente, a gestão da jornada de trabalho serve como  um método que permite às empresas registrar, monitorar e avaliar o comprimento das horas de trabalho dos funcionários com base em dados de tempos.

Na prática, essa abordagem permite que a equipe de RH confirme se o horário de trabalho está funcionando corretamente, identifique gargalos no dia a dia da empresa, monitore a assiduidade dos funcionários, garanta maior transparência entre os funcionários, a empresa e os gestores, e mapeie possíveis problemas pessoais ou problemas departamentais e procure soluções.

O que prevê a CLT em relação a gestão de jornada de trabalho?

A gestão do horário de trabalho é uma exigência da legislação trabalhista para empresas com mais de 20 funcionários. Essa regra está contida no artigo 74 da CLT e estabelece que essa verificação pode ser realizada de forma manual, mecânica ou eletrônica.

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.

§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”

A lei que regulamenta o uso de sistemas eletrônicos de registro de horas pelas empresas é a Portaria 671, decretada pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) em 2021. Essa portaria revoga as antigas Portarias 1510 e 373, que eram responsáveis pela administração desses sistemas.

Hoje, às regras existentes foram unificadas neste novo decreto, ele esclarece muitas questões que eram pouco claras e complementa com novas regras.

A principal alteração da Portaria 671 é a consolidação de todas as formas existentes de registro eletrônico de horas no “REP”.

O decreto estabelece que os REPs devem registrar a data e hora de marcação de ponto dos funcionários de forma fiel e correta. É proibida qualquer prática que automatize a marcação, salvo caso do horário de almoço, altere detalhes de funcionários cadastrados, impeça o agendamento ou exija permissão para marcar horas extras.

Transformação digital no RH

Pense na transformação digital do RH como a ocorrência de combinar tecnologias digitais para efetivar tarefas específicas e resolver demandas do dia a dia, substituindo totalmente ou parcialmente as ferramentas analógicas e manuais usadas anteriormente. Em outras palavras, é uma transição poderosa para a tecnologia digital.

Essa transformação digital é mais que essencial, ela é determinante para o sucesso do seu negócio. O mercado é muito competitivo e exige que as empresas reajam cada vez mais rápido, principalmente quando se trata de gestão de pessoas – afinal, talento tem que ser encontrado, desenvolvido, motivado e retido.

Informação em tempo real na gestão de jornada: funciona?

A gestão de jornada em tempo real beneficia os gerentes de RH e gerentes de todas as áreas. Isso porque, eles recebem dados valiosos sobre a jornada do funcionário. Em outras palavras, é possível acompanhar o dia a dia dos funcionários de perto, verificando atrasos, horas extras, saídas antecipadas entre outros dados.

Além disso, aumenta a previsibilidade facilitando assim uma tomada de decisão preventiva.

Esse é um moderno conceito que vem recebendo cada vez mais espaço na gestão de pessoas. Afinal, as empresas precisam ter dados precisos em mãos para evitar custos intangíveis. Além disso, é uma forma de garantir a segurança jurídica da empresa.

Como a gestão de jornada em tempo real pode ser benéfica ao RH?

As empresas que desejam usar a tecnologia para gerenciar suas horas de trabalho em tempo real se beneficiarão muito de um sistema eletrônico.

A gestão de jornada em tempo real permite que o departamento de RH rastreie com precisão as marcações de ponto. Com ele, funcionários e gestores instalam o sistema em seus smartphones para completar o seu registro com um mecanismo antifraude, que verifica a identidade, hora e localização dos funcionários. Portanto, a manipulação e fraude do registro é impossível.

É possível através desse recurso que o RH fique atento  com limites mais altos de atrasos e horas extras.

O que melhora na prática?

Na prática, a gestão de jornada em tempo real pode prevenir possíveis processos trabalhistas, reduzir custos e otimizar a produtividade das equipes de gestão de pessoas.

Afinal, como há muitas tarefas automatizadas, eles têm mais tempo e energia para cuidar de outras tarefas estratégicas no campo que podem contribuir para o crescimento e sucesso do negócio.

Por fim, sistemas alternativos de gestão de horas de trabalho permitem uma comunicação transparente entre empresas e colaboradores. Isso fortalece as relações profissionais e aumenta a confiança entre as partes.

Quais as vantagens da gestão de jornada em tempo real?

Empresas de todas as disciplinas e tamanhos podem se beneficiar de um sistema de gerenciamento de tempo real. Separamos a seguir as principais vantagens da gestão de jornada em tempo real. Acompanhe!

Monitoramento remoto

Esse tipo de controle de horas também é considerado o mais seguro, principalmente na hora de gerenciar horas extras ou atrasos. Fácil de implementar e acessível via computador, tablet e smartphone.

Isso geralmente se aplica a empresas com equipes trabalhando remotamente ou em casa. Por conta deste sistema, o departamento de RH pode monitorar e controlar a frequência de trabalho, faltas e horas extras.

Controle inteligente

O controle inteligente de horas é a maneira mais fácil e flexível de rastrear as horas de trabalho de seus funcionários. É uma solução baseada em nuvem que permite o acesso através de vários dispositivos e pode até ser integrada com relógios eletrônicos para captura de informações.

Após inserir os registros dos colaboradores, o sistema disponibiliza a coleta de informações em tempo real e armazena esses dados, para que os funcionários e o departamento de RH possam acessá-los a qualquer momento.

Acompanhamento das horas de forma efetiva

Com monitoramento em tempo real, você pode garantir o acompanhamento das jornadas de seus funcionários. Tudo isso é importante para garantir que seu RH tenha acesso aos dados e prepará-lo para uma análise mais profunda. Portanto, pesquisas internas, incluindo ajustes na cultura organizacional, podem ser realizadas com esses números.

Especialmente porque seu departamento de RH pode identificar possíveis problemas de desempenho com sua equipe e até saber se os funcionários precisam de ajuda.

Anti fraude no registro

Tratando-se da segurança, os sistemas modernos de gestão de jornada em tempo real contam com muitas medidas antifraude, como localização geográfica e biometria nos rostos dos funcionários.

Isso garante que o ponto seja marcado no local correto e confirma a identidade da pessoa que o marcou. Além disso, como as informações em tempo real são armazenadas na nuvem, os funcionários não podem alterá-las ou manipulá-las.

Relatórios automáticos e atualizados

Através do gerenciamento de jornada em tempo real, o RH pode contar com relatórios que o ajudam a gerenciar estrategicamente seus negócios. Eles permitem que você gerencie informações como horas extras, funcionários atrasados ​​ou ausentes, demissões, férias, bancos de horas e muitas outras informações importantes gerenciadas pelas empresas.

Gestão eficiente com base em dados reais

Por conta da análise de dados em tempo real, o departamento de RH pode prever despesas e gerenciar com eficiência os pontos dos funcionários. Possui ainda muitos benefícios, como verificação de ausências de funcionários, alertas automáticos em caso de ocorrências fora dos padrões, monitoramento de ausências e avaliação de despesas salariais com adicional noturno, horas extras, folga trabalhada, etc.

Como funciona um sistema de gestão de jornada em tempo real?

Para gerenciar a jornada de trabalho em tempo real, as empresas precisam investir em softwares que proporcionem uma boa experiência aos colaboradores,além de auxiliarem na gestão do trabalho. Isso porque, sem o uso desses programas, o controle diário é impossível.

Por ser um software em nuvem, um sistema de gestão de jornada em tempo real faz a junção do registro com a gestão de ponto, fazendo com que no momento em que o colaborador bate o seu ponto a informação já chegue ao sistema de gestão sem que o RH precise efetuar algum comando.

Isso acontece porque o sistema é desenvolvido para essa transação, permitindo que as informações sejam visualizadas por qualquer meio.

Por que utilizar um sistema de ponto digital e como fazer a gestão em tempo real?

O sistema de ponto digital é capaz de capturar informações de entrada que são marcadas no coletor de ponto e distribuí-las para diversos fins. Isso permite que o gerenciamento de horários seja executado conforme necessário a qualquer momento, sem surpresas.

É importante organizar a jornada em tempo real com um controlador digital. Ele ajuda o setor financeiro a se preparar para pagamentos de horas extras durante todo o mês, já que as informações são disponibilizadas em tempo real, ajudando a automatizar as operações de RH. Entre eles, tomemos como exemplos o desenvolvimento de cronogramas e folha de pagamento.

Os gestores que dispõem regularmente de dados sobre a jornada de trabalho de seus funcionários podem garantir o comprimento da política interna de jornada de trabalho da empresa e orientar adequadamente os funcionários que não cumprem essa política ou que têm dificuldade em cumprir seus horários diários.

Veja como o PontoTel auxilia na gestão de jornada em tempo real

O PontoTel é um sistema de controle de ponto online. É uma evolução do registro de tempo, pois não é um relógio físico, mas sim um software executado na nuvem, ou seja, que funciona online e offline.

O controle de ponto do PontoTel vai além da simples captura desses registros. É um sistema poderoso que unifica o cadastro, processamento e gerenciamento de pontos em um único sistema. Separamos a seguir algumas funcionalidades. Confira!

Múltiplas formas de marcação de ponto online

Hoje, os smartphones facilitam a execução de várias tarefas diárias, incluindo gerenciar e registrar o tempo dos funcionários. O controle do tempo sempre foi uma dor de cabeça para as empresas, principalmente para aquelas cujos funcionários trabalham fora do escritório.

No entanto, é hora de deixar esses problemas para trás. Com o aplicativo de jornada em tempo real, os funcionários podem registrar suas horas de trabalho de forma fácil, rápida e segura.

O acompanhamento do tempo de trabalho fica muito mais fácil com o sistema da PontoTel, que pode ser instalado em dispositivos Android e iOS, e permite que os funcionários façam sua marcação de ponto de qualquer local previamente acordado.

Notificações em tempo real para o gestor e RH

Com o sistema PontoTel, você pode agendar alertas para os funcionários, lembrá-los dos horários de saída e até notificá-los quando começarem a fazer horas extras ou estiverem atrasados.

Isso ajuda principalmente no home office, pois muitas vezes os colaboradores podem começar a trabalhar e esquecer de bater o ponto, ou nem se dar conta que o fim do expediente chegou.

Com essas notificações, os colaboradores lembram de cumprir sua jornada corretamente, o que lhes permite separar o trabalho da vida pessoal, pois a prática de bater ponto cria uma sensação de separação entre trabalho e lazer.

Visualização da jornada da equipe e empresa em tempo real

Por ser um sistema de ponto em nuvem, todos os dados de entrada e saída, bem como outros dados e relatórios, estão disponíveis em tempo real.

Os gerentes ou pessoal de RH podem visualizar essas informações por meio do aplicativo logo após a conclusão do registro. Basta que o dispositivo do funcionário esteja conectado à Internet, e o registro do ponto, bem como o reconhecimento e processamento deste ponto ocorram simultaneamente.

Armazenamento das informações em nuvem

O sistema de gerenciamento de pontos por aplicativo é feito por meio da tecnologia Cloud Computing, tecnologia que possibilita o acesso a softwares, armazenamento de arquivos e processamento de dados pela Internet que podem ser acessados ​​de qualquer computador, tablet ou celular.

Essa rede de servidores é mais reconhecida como uma nuvem, pode ser instalada em diversos tipos de dispositivos, e permite que todos os funcionários da organização se conectem facilmente, facilitando muito a gestão dos pontos.

Relatórios inteligentes e dados da jornada em tempo real

Como mencionado anteriormente, um bom controle de ponto para grandes e médias empresas deve conseguir fornecer dados que auxiliem na gestão estratégica da empresa.

Uma forma de obter esses dados é através de relatórios que oferecem informações compiladas e estruturadas sobre um determinado funcionário ou outro fator de análise. Além desses relatórios, também é possível obter dashboards e estatísticas para facilitar o planejamento e a gestão da empresa.

Sistema alinhado com todas as diretrizes da CLT e MTP e LGPD

A PontoTel trabalha sempre para garantir a segurança e confidencialidade dos dados dos usuários. Por esse motivo, possui um programa de segurança cibernética e privacidade de dados auditados, garantindo o comprimento dos princípios e códigos de boas práticas relacionados à segurança cibernética e privacidade de dados.

Além disso, a empresa tem como  compromisso cumprir a LGPD, e agir  conforme as diretrizes da CLT e do MTE, respeitando assim os direitos do empregado e da empresa.

Conclusão

Ao longo deste artigo, explicamos o que é gestão de jornada, para que serve, o que prevê a CLT e a importância da transformação digital no RH. Além disso, mostramos como funciona um sistema de gestão de jornada em tempo real e como a PontoTel auxilia nessa gestão.

Ter um sistema de gerenciamento de jornadas em tempo real em sua empresa reduzirá bastante o seu tempo de fechamento de mês, o software PontoTel é um dos mais confiáveis ​​e avançados do mercado. Ele não apenas captura pontos, também possui mais de 30 tipos de relatórios, regras de cálculo, simulador de horas extras e muito mais.

Nosso sistema de ponto é compatível com os sistemas operacionais iOS e Android, além de funcionar offline e ter alguns recursos de segurança. Não perca tempo, agende já uma demonstração do sistema PontoTel!

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Fonte: PontoTel

Fiscal Ti