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Controle de ponto para pequenas empresas: é realmente necessário?

Controle de ponto para pequenas empresas: é realmente necessário?

O controle de ponto para pequenas empresas é um excelente aliado da gestão, pois ele facilita a contabilidade do banco de horas, auxilia no fechamento da folha de pagamento além de realizar outras funções da administração da jornada de trabalho dos funcionários.

Existem diversas formas de fazer o controle de entrada e saída dos colaboradores, por isso, é importante encontrar um método que se adeque à realidade da empresa.

Neste artigo, falaremos um pouco mais sobre o controle de ponto para pequenas empresas e qual modelo mais otimiza o dia a dia. Confira:

O que é controle de ponto?

O controle de ponto é a forma de administrar a jornada de trabalho dos colaboradores dentro de uma empresa. Ele é responsável por documentar a entrada e a saída dos funcionários fazendo a gestão das horas trabalhadas.

O controle de ponto não é um sistema novo, ele surgiu durante a revolução industrial entre 1930 e 1940.

Essa ferramenta de monitoramento recebeu esse nome porque as indústrias escolhiam um funcionário para ficar de olho no relógio de ponto, enquanto os demais funcionários cuidavam da mão de obra.

Assim como as demais áreas do trabalho, as formas de contabilizar o ponto se modificaram com o passar do tempo. Alguns métodos foram desenvolvidos como: o livro de ponto, o ponto mecânico, o ponto eletrônico e o ponto online.

  • Livro de Ponto: é um caderno em que se registram manualmente as horas de entrada e saída de cada funcionário.
  • Ponto Mecânico: é uma máquina que imprime os horários de entrada e saída dos funcionários através de um cartão de ponto feito de papelão.
  • Ponto Eletrônico: é um sistema que registra as entradas e saídas dos funcionários por meio de um equipamento eletrônico. Nele, os registros podem ser feitos através de biometria, cartão de ponto, senha ou até mesmo por reconhecimento facial.
  • Ponto Online: é um software responsável por realizar o controle de ponto de maneira fácil e moderna permitindo que o colaborador marque sua jornada de trabalho através dos dispositivos móveis.

Hoje, essa ferramenta é indispensável e obrigatória para as empresas acima de 20 funcionários, e também nas pequenas empresas, visto que ele é a forma mais segura de acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários.

Por que fazer o controle de ponto?

Todo colaborador tem uma jornada de trabalho estabelecida pelo RH da empresa por meio do contrato, entretanto, o controle de banco de horas, horas extras, atrasos e faltas é um trabalho muito extenso, que ao ser realizado manualmente, tem grandes chances de acontecerem erros.

Por isso, o controle de ponto é fundamental para que o RH tenha acesso aos cálculos trabalhistas, compensação de horas, as horas extras e as férias de cada colaborador.

Com a inclusão do controle de ponto o colaborador deve registrar a sua entrada, saída, intervalos e horas extras, para que o RH consiga compor a folha de pagamento evitando prejuízos financeiros e legais para a empresa.

É necessário fazer o controle de ponto em pequenas empresas?

Não. De uma maneira mais direta, de acordo o parágrafo 2º do artigo 74 da CLT apenas empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a realizar o controle de ponto:

“Art. 74 § 2º – Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

No entanto, a determinação não impede que as pequenas empresas com um número menor de funcionários adotem essa forma de monitoramento.

Inclusive, especialistas indicam que optem pela inclusão do controle de ponto para pequenas empresas para que assim haja uma melhor organização e controle na gestão de pessoas, finanças e demais processos.

A importância do controle de ponto para pequenas empresas

O controle de ponto para pequenas empresas é essencial mesmo que não seja uma obrigação de acordo com a CLT, pois ele facilita a gestão de pessoas.

Além disso, ter um controle de ponto para pequenas empresas auxilia no acompanhamento de toda a carga horária, os atrasos e horas extras que são dados importantes para uma melhor gestão, promovendo as informações necessárias para o fechamento da folha de pagamento.

Otimiza gestão dos horários

Com a adesão do controle de ponto para pequenas empresas é possível otimizar a gestão dos horários, já que todos os dados sobre os funcionários em sua jornada, como o banco de horas, as horas extras e intervalos ficam disponíveis em um único lugar.

A depender do tipo de ferramenta escolhida, esse processo pode ficar ainda mais rápido e seguro. Por isso, muitas empresas optam pelo controle de ponto online que oferece um gerenciamento sem riscos de erro.

Além disso, a adesão do controle de ponto para pequenas empresas facilita a operação no setor de RH tornando possível a realização de outras tarefas para o aprimoramento das equipes.

Redução de custos e de erros operacionais

O controle de ponto, principalmente online, contribui na diminuição de custos com as horas extras calculadas de forma inadequada e com os processos judiciais, já que os cálculos são feitos de forma mais assertiva e não há riscos de erros.

Maior segurança

Uma empresa nunca está completamente livre de processos, principalmente quando o tema é a irregularidade nas jornadas de trabalho.

Com a entrada e saída dos colaboradores registrada, a empresa fica mais segura já que o sistema de controle de ponto não permite que os dados sejam fraudados ou excluídos.

Fortalece a interação

A adesão do controle do ponto nas pequenas empresas consegue fortalecer uma melhor interação entre o empregador e seu funcionário, visto que a partir do monitoramento é possível construir uma relação com mais transparência dentro da empresa.

Além disso, quando o colaborador entende que sua jornada é controlada, sabe que está seguro e não haverá excesso ou sobrecarga de trabalho. Assim, o sistema de controle de ponto é eficaz até mesmo na retenção de talentos.

Acompanhar a produtividade da equipe

A produtividade dos colaboradores depende de inúmeros fatores como: planejamento, sistema de gestão, delegação de tarefas e acompanhamento.

Ao acompanhar a jornada dos funcionários é possível garantir um melhor desempenho e entender quais fatores fazem com a produtividade da equipe esteja em baixa, como o excesso de horas extras, por exemplo.

Como saber se minha empresa precisa do controle de ponto?

De acordo com o parágrafo 2º do artigo 74 da CLT, toda empresa com mais de 20 colaboradores precisa ter o controle de ponto.

Entretanto, é importante dizer que esse sistema é vantajoso para empresas de todos os tamanhos que tenham mais de um funcionário, já que ele auxilia diretamente na gestão de pessoas.

Então, se sua empresa tem dificuldade em controlar as horas extras, atrasos ou faltas dos colaboradores. É um forte sinal de que um controle de ponto é necessário.

Afinal, em qualquer tamanho de empresa os recursos devem ser bem aproveitados, então ter um controle exato do tempo de trabalho dos funcionários é uma forma da empresa reduzir custos e ainda evitar ter problemas financeiros com indenizações ou passivos trabalhistas no futuro.

O que diz a lei sobre o controle de ponto para pequenas empresas?

Até o ano de 2019, a lei dizia que toda empresa com mais de 10 colaboradores era obrigada a controlar as jornadas com o controle de ponto.

Porém, em 20 de setembro de 2019 a Lei da Liberdade Econômica foi sancionada, alterando a regra com o intuito de proporcionar maior segurança jurídica às empresas.

A partir daí o controle de ponto passou a ser obrigatório apenas para empresas e organizações que contam com mais de 20 colaboradores, de acordo com o parágrafo 2º do artigo 74 da CLT.

Na lei é permitido que o controle de ponto registre apenas os atrasos, horas extras, intervalos, férias e faltas, o chamado ponto por exceção.

Porém, para que esse tipo de registro seja realizado é necessário que o colaborador e a empresa estejam registrados em acordo individual, convenção coletiva (CCT) ou acordo coletivo de trabalho.

É importante lembrar que o controle de ponto garante ao empregador e aos funcionários o monitoramento das horas extras que devem ser pagas ou compensadas, além de auxiliar nos intervalos intrajornada e interjornada.

Quais são as vantagens do controle de ponto para pequenas empresas?

São inúmeras as vantagens da adesão do controle de ponto para pequenas empresas. Algumas delas são:

Economia de tempo

Com a adesão do controle de ponto para pequenas empresas, o setor de Recursos Humanos otimiza suas atividades, já que não perde mais tempo fazendo a contabilidade de horas trabalhadas. Além de evitar o retrabalho.

Segurança jurídica

Através do controle de entrada e saída dos colaboradores, a empresa fica protegida de possíveis ações trabalhistas por cálculos errados de horas extras, por exemplo, ou jornadas que ultrapassem o limite do contrato.

Auxilia na gestão de pessoas

Monitorar as jornadas de trabalho através do sistema de ponto garante não só uma ajuda extra no fechamento das folhas de pagamento, mas também contribui para o acompanhamento do colaborador.

Realizar a gestão de pessoas é um trabalho cansativo até mesmo em pequenas empresas, por isso, é importante controlar bem as faltas e planejar férias, folgas entre outros através de um sistema de ponto.

Melhora o relacionamento

Com o controle de ponto para pequenas empresas, a gestão de pessoas é mais favorecida, pois há mais transparência, não existe erros nos pagamentos, logo, uma melhor confiança dos colaboradores para com a empresa.

Reduz as possibilidades de falha

Alguns métodos de controle como ponto eletrônico online oferecem uma menor possibilidade de erros, pois os cálculos são feitos de forma automática através dos softwares.

Mais autonomia

Optar por um controle rígido permite que os colaboradores tenham mais autonomia para saber se há necessidade em pagar horas, se existe crédito para folgas e outras vantagens.

Gerencia os benefícios

Os benefícios, como vale-transporte, vale-refeição e outros exigem um maior controle em relação ao uso, que pode estar atrelado à frequência dos colaboradores e horas trabalhadas.

Visto que, em faltas, férias ou folgas esses benefícios não são usados, por isso disponibilizar o valor necessário pode garantir uma maior economia para a empresa.

Como escolher o melhor controle de ponto para pequenas empresas

O controle de ponto, segundo o artigo 74 da CLT, pode ser realizado de três formas: manual, mecânico ou eletrônico.

A depender da realidade de cada empresa, uma solução funciona melhor que a outra. Entretanto, optar por monitoramentos eletrônicos pode ser a melhor escolha visto que ele proporciona uma maior segurança e otimiza o tempo, entregando dados sempre corretos.

Esse monitoramento, quando eletrônico, pode ser feito por biometria, cartão de ponto, senhas ou reconhecimento facial dificultando a possibilidade de fraudes.

Outra excelente alternativa de controle de ponto para pequenas empresas é o ponto digital que apresenta em sua composição a automatização e a digitalização dos dados que são encaminhados para a nuvem.

Isso quer dizer que não precisa de uma máquina ou qualquer conexão a cabo para o funcionamento, o colaborador pode ter acesso a partir do seu aparelho de celular, tablet, computadores e afins.

Esse formato, talvez, seja o mais moderno e oferece uma melhor funcionalidade para as empresas, pois já apresenta uma melhor segurança além de otimizar toda a tarefa de gestão e contagem das horas.

O controle de ponto para pequenas empresas, quando feito de maneira digital, possibilita que a gestão possa ser feita em qualquer lugar, sendo mais uma vantagem para equipes que trabalham com o modelo híbrido, home office ou até mesmo para os nômades digitais.

Até porque todos os dados e registros de pontos são arquivados e armazenados na nuvem livre de hackers ou fraudes sendo disponibilizados apenas para os gestores. Isso evita que os dados se percam ou sejam violados.

Como implantar o controle de ponto em pequenas empresas?

Ao escolher o modelo de controle de ponto é preciso instalar o sistema e configurá-lo conforme a jornada de trabalho implementada pela empresa. Além disso, todos os colaboradores devem ser cadastrados e orientados para utilizar a ferramenta de maneira correta.

O processo de orientação costuma ser mais difícil, pois alguns colaboradores podem enxergar o controle de ponto como algo negativo para eles.Todavia, cabe a gestão de pessoas elucidar que essa ideia ficou no passado e apresentar os inúmeros benefícios que o controle de ponto traz.

Visto que o sistema proporciona ao colaborador a contagem exata de suas horas trabalhadas, sem margem para erros, isso faz com que a folha de pagamento seja fechada corretamente..

Mesmo com os benefícios apresentados, é importante que a empresa opte por um sistema que seja amigável e de fácil acesso para que os colaboradores vejam o quanto o controle de ponto pode ser prático.

PontoTel: Conheça o melhor controle de ponto para pequenas empresas

A PontoTel é uma empresa que oferece o melhor serviço de controle de ponto para pequenas empresas. Nós acreditamos que o monitoramento pode ser prático e fácil para os colaboradores da sua empresa.

Além disso, a PontoTel é um ótimo aliado do setor de RH, pois com o nosso controle de ponto online você faz a gestão completa da jornada de trabalho de seus funcionários, os indicadores e cálculos de horas, através de smartphones, tablets e vários outros dispositivos.

O controle de ponto da PontoTel é móvel, prático e possui um excelente custo benefício. Fale agora com um de nossos especialistas e agende uma demonstração gratuita!

Conclusão

Uma pequena empresa pode ser transformada através do controle de ponto. Ele garante economia de tempo e dinheiro, além de evitar processos desnecessários.

O controle de ponto também permite às pequenas empresas o desenvolvimento de um relacionamento mais transparente e aberto com seus colaboradores. Essa ferramenta traz benefícios tanto para o empregador, quanto para o funcionário.

O mais importante é escolher o sistema de controle de ponto ideal para a realidade de cada organização, prezando sempre o custo-benefício, a otimização do tempo do RH e também a segurança dos dados internos da empresa.

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Fonte: PontoTel

Fiscal Ti