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Faça o controle de jornada à distância da empresa ser mais eficaz!

Faça o controle de jornada à distância da empresa ser mais eficaz!

O controle de jornada à distância é um recurso que passou de opcional para quase obrigatório no cenário atual das empresas. Essa mudança foi acelerada pela pandemia e pela necessidade dos colaboradores trabalharem de casa.

Mesmo com a queda das medidas restritivas e a autorização do retorno presencial, muitas companhias optaram por manter o modelo de teletrabalho e home office na sua rotina. Com isso, o controle de jornada à distância se tornou mais do que necessário.

Estima-se que na pandemia mais de 42 milhões de brasileiros passaram para o teletrabalho, de acordo com a pesquisa TIC Covid-19. Além disso, um estudo do Ipea revelou que mais de 16% das atividades poderiam funcionar com o trabalho à distância.

Esse número inclusive, do trabalho à distância, tende a crescer nos próximos anos em função da nova legislação trabalhista, que regulamentou o modelo remoto e híbrido. Nesse cenário, é fundamental conhecer todos os detalhes do controle de jornada à distância.

Já que, a tendência é que muito em breve sua empresa precise adotá-lo no dia a dia, se ainda não adotou. Para tirar todas as dúvidas sobre o assunto, esse artigo vai abordar as seguintes questões:

Quer saber mais sobre o controle de jornada dos seus colaboradores à distância? Então, siga em frente e boa leitura!

O que é o controle de jornada à distância?

O controle de jornada à distância se explica como o registro do dia a dia de trabalho do colaborador sem que exista um espaço fixo para essa marcação. Isso quer dizer que o registro de jornada do empregado é feito por um ponto móvel.

Esse tipo de controle é muito utilizado por empresas que utilizam o regime de teletrabalho em sua rotina. Afinal, esses colaboradores nem sempre estão fisicamente na empresa, o que não desobriga a empresa de controlar sua jornada.

A principal proposta é justamente dar maior mobilidade neste tipo de registro, permitindo que a empresa controle a jornada remotamente e que o colaborador consiga bater o ponto de onde estiver, pelo celular, tablet ou WEB.

Quais os desafios do controle de jornada à distância?

Apesar das facilidades, o controle de jornada à distância é repleto de desafios e exige da empresa uma atenção redobrada para que esses registros sejam efetuados da forma correta, dentro da legislação trabalhista.

Entre os principais desafios que as empresas têm no controle de jornada de trabalho, estão:

Acompanhar jornada de colaboradores

Um dos grandes desafios para empresas que adotam o teletrabalho é justamente o acompanhamento da jornada dos colaboradores. O receio de estar distante dos empregados acaba limitando a empresa a pensar em métodos de controle.

Até por isso, para vencer esse desafio é importante se abrir a automatização dos processos da empresa e assim facilitar esse controle com sistemas em nuvem que deem à empresa um acesso em tempo real à jornada à distância.

O controle de horas extras e do banco de horas é de extrema importância não só para que a empresa saiba exatamente o tempo que os colaboradores estão trabalhando, mas também perante a lei, para efetuar corretamente os pagamentos dos funcionários.

O grande desafio então, com o colaborador ausente do trabalho presencial, é conseguir controlar e visualizar, via sistema de controle de jornada à distância, todo o dia a dia do colaborador como entradas, saídas, pausas, horas extras, banco de horas, etc.

Checar absenteísmo de funcionários

Outro desafio da empresa no controle de jornada à distância é estar atenta ao absenteísmo dos colaboradores. Trabalhar à distância não significa que o colaborador pode estar alheio às suas obrigações trabalhistas e a empresa precisa ficar próxima a este fato.

Por isso, é necessário checar constantemente a jornada dos funcionários, tentando entender as motivações de possíveis faltas, atrasos ou descumprimento de jornada para, dessa forma, corrigir os possíveis problemas que levaram ao absenteísmo.

Como melhorar o controle de jornada à distância?

Apesar dos grandes desafios do controle de jornada à distância é possível potencializar essa tarefa para que de fato ela seja efetiva. Afinal, o mais importante dentro desse processo de ponto móvel é aceitar e conseguir lidar bem com as novas tecnologias.

Então, para que o uso de um controle de jornada à distância seja ainda mais efetivo, a empresa pode adotar as seguintes ações:

Aprimorar autonomia dos colaboradores

Um controle de jornada à distância depende não apenas de um bom sistema implementado pelas empresas para o registro de ponto, mas também de uma consciência maior dos colaboradores em relação a sua importância nesse processo.

Para isso, a empresa precisa aprimorar a autonomia dos empregados. Ou seja, tornar essa liberdade maior, que eles têm no trabalho remoto, em responsabilidade.

Nesse processo, é importante também explicar as regras e o real funcionamento desse controle de jornada à distância e, detalhar quanto a participação efetiva desses colaboradores faz toda a diferença para que esse modelo funcione corretamente.

Alinhar metas e objetivos

Antes mesmo de implementar um controle de ponto à distância, a empresa precisa definir bem quais suas metas e objetivos em relação a essa nova gestão de jornada.

Esse alinhamento é importante principalmente porque é a partir dele que será possível definir as regras e obrigações da empresa e do colaborador em relação ao funcionamento de um modelo de trabalho remoto.

Definindo-se, a partir daí, o que a empresa espera dessa atualização no processo de “bater ponto” e quais os impactos dessa mudança na rotina da empresa.

Usar a tecnologia como aliada

Para melhorar o controle de jornada à distância, a empresa, necessariamente, precisa reconhecer a importância da tecnologia como sua principal aliada e adotar um sistema de ponto que permita uma gestão em nuvem e em tempo real.

Aliás, essa visão, de usar a tecnologia como aliada, é essencial para impactar funcionários e gestores a serem mais flexíveis às mudanças que uma automatização pode trazer à rotina da companhia.

Já que, a tecnologia, se bem aceita por todos da organização, tende a colaborar com a gestão, automatizando processos, reduzindo burocracias e aumentando as chances de sucesso nas tarefas.

Como funciona o registro de ponto à distância?

O registro de ponto a distância, que também é conhecido como ponto móvel, é uma forma de gestão de jornada que funciona por meio de sistemas/softwares em nuvem. Isso significa que ele pode ser acessado pela WEB, ou via app instalado em tablets ou celulares.

É um sistema mobile, ou seja, existe uma flexibilidade e portabilidade que permite à empresa gerir dados sem a necessidade de instalar qualquer equipamento específico na organização.

Além disso, o registro de ponto à distância dá ao colaborador algumas possibilidades para registrar sua jornada de trabalho. Muitos dos registro de ponto à distância oferecem diversas formas de marcação, sendo que algumas das principais são:

  • Aplicativo para tablet ou celular: uma das formas mais utilizadas no registro de ponto à distância é via app instalado no tablet ou celular. O registro de ponto é feito por reconhecimento facial, comando de voz ou biometria.
  • Registro via WEB: como o sistema de registro de ponto à distância costuma usar a tecnologia em nuvem, o gestor ou colaborador nem precisa instalar um aplicativo e pode acessar o sistema via WEB.
  • Registro por QR Code: no QR Code, cada colaborador recebe da empresa um código único e deve inseri-lo no sistema de ponto à distância para registrar sua jornada de trabalho.

Além disso, o registro de ponto, se for a distância, deve seguir algumas regras, que estão previstas na portaria 671, no artigo 80.

Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:

I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;

II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização; e

III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.

LGPD

Outro item que precisa ser levado em conta no registro de ponto à distância é a Lei Geral de Proteção de Dados. Por meio dela a empresa precisa garantir a privacidade dos dados dos seus colaboradores.

O artigo 101 da portaria 671 inclusive prevê essa obrigatoriedade de se atentar às regras da LGPD:

Art. 101. O empregador e as empresas envolvidas no tratamento dos dados devem observar as disposições da Lei nº 13.709, de 14 agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

O que diz a lei sobre o controle de jornada à distância?

O artigo 74 da CLT, inciso 2, exige que empresas que possuam mais de 20 trabalhadores precisam obrigatoriamente realizar o controle de jornada CLT dos seus colaboradores e destaca que os registros podem ser feitos de forma manual, mecânica ou eletrônica.

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

Porém, é importante observar também o que a portaria 671, destaca em relação ao registro de jornada dos colaboradores. Essa portaria, no artigo 75, cita inclusive quais modelos de podem ser utilizados:

Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:

I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Um fator importante dentro do teletrabalho é que a empresa é isenta da obrigatoriedade de exigir o registro de ponto, mesmo que à distância, se optar pelo modelo de trabalho por produção ou tarefa, conforme descrito na Medida Provisória n° 1.108.

Esse controle de jornada à distância só se torna obrigatório se nesse modelo for adotada a jornada fixa, aí a companhia necessariamente precisa realizar o controle de jornada dos colaboradores.

Medida Provisória Nº 1.108

A Medida Provisória n° 1.108, de março de 2022, foi que alterou a regulamentação antes vigente do trabalho híbrido e remoto. A partir desta legislação, aliás, considera como teletrabalho ou trabalho remoto, que é o que dá origem a essa jornada à distância.

Esses detalhes estão explícitos no artigo 75-B da Medida Provisória n° 1.108:

Art. 75-B. Considera-se teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação, que, por sua natureza, não se configure como trabalho externo.

Outro detalhe previsto nesta medida provisória é que ela  diz que mesmo que o colaborador frequente a empresa de modo habitual, isso não descaracteriza o trabalho à distância e que esse modelo deve constar no contrato de trabalho.

Além do que ele autoriza o serviço por jornada, produção ou tarefa.

“Art. 75-C. A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho ou trabalho remoto deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho.

§ 1º O comparecimento, ainda que de modo habitual, às dependências do empregador para a realização de atividades específicas, que exijam a presença do empregado no estabelecimento, não descaracteriza o regime de teletrabalho ou trabalho remoto.

§ 2º O empregado submetido ao regime de teletrabalho ou trabalho remoto poderá prestar serviços por jornada ou por produção ou tarefa.

Conheça PontoTel – Controle de ponto para jornada à distância!

Quando o assunto é o controle de ponto à distância se torna essencial optar por um sistema que ofereça à empresa segurança, agilidade e precisão no registro da jornada dos colaboradores. Neste quesito, o controle de ponto PontoTel se destaca.

Com esse sistema, os gestores terão um controle de jornada home office, teletrabalho e híbrido, de cada colaborador, em tempo real e poderão gerir esses dados de forma ágil e inteligente, podendo reduzir o tempo de fechamento da folha de pagamento em até 80%.

Com o sistema de registro de ponto PontoTel a empresa consegue:

  • Gerir a jornada de trabalho dos colaboradores em tempo real e em nuvem;
  • Permitir o registro de ponto via WEB ou  por app para tablet e celular;
  • Oferecer mais de 30 tipos de relatórios sobre a jornada do colaborador;
  • Realizar apontamentos automáticos no cálculo da jornada, baseado nas leis trabalhistas;
  • Ter maior segurança com um sistema com 5 medidas de segurança antifraude;
  • Respeitar a portaria 671 do Ministério do Trabalho, referente à jornada de trabalho;
  • Garantir a autenticidade das marcações;
  • Facilitar o controle de escalas e de jornada;
  • Disponibilizar o registro de ponto offline, mesmo que o smartphone esteja sem rede o registro é efetuado;
  • Se integrar facilmente aos sistemas de folhas de pagamento da empresa.

Para saber mais sobre esse sistema de registro de ponto é só entrar em contato com um dos especialistas PontoTel.

Conclusão

Neste conteúdo você ficou sabendo que o controle de jornada à distância ganhou força nos últimos anos e passou de uma ferramenta opcional para quase obrigatória, principalmente para quem adotou regimes de trabalho alternativos como teletrabalho, home office e híbrido.

Com uma grande flexibilização dos regimes de trabalho, as empresas estão priorizando, cada vez mais, a automatização dos processos burocráticos e valorizando a visão estratégica.

Falando de transformação digital, aliás, o controle de jornada à distância faz parte dessa evolução.

Afinal, com essas mudanças esse processo de registro de ponto segue o mesmo curso, facilitando não só a vida do colaborador,com diversas alternativas para bater o ponto, mas oferecendo à empresa maior controle da jornada de trabalho dos colaboradores.

Contudo, para a empresa ser assertiva nesse controle de jornada à distância é primordial escolher um sistema que seja seguro e ágil, como o do PontoTel, que você pôde ver ao longo deste conteúdo.

Para que dessa forma consiga aproveitar todas as vantagens que um bom sistema de ponto à distância pode oferecer. Gostou deste conteúdo? Então, compartilhe ele nas suas redes.

Fiscal Ti