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Como criar um plano de comunicação interna?

Como criar um plano de comunicação interna?

Como uma empresa pode fortalecer a cultura organizacional? A resposta está no plano de comunicação interna.  

Como uma pequena ou média empresa que deseja crescer, a comunicação interna talvez seja uma das últimas coisas no seu radar no momento. Você continua adiando o plano de comunicação interna, e não está sozinho nessa atitude: uma pesquisa mostrou que 60% das empresas não possuem uma estratégia de comunicação interna de longo prazo.

O desenvolvimento de uma forte estratégia de comunicação interna faz com que os funcionários se sintam valorizados e ouvidos, criando um senso de comunidade no local de trabalho e ajudando a fortalecer a cultura organizacional. Ele forma a base para uma equipe de alta performance e não deve ser negligenciado a qualquer custo.

Se você acha que enviar um memorando ocasional ou ter uma intranet conta como comunicação interna, está enganado, porque, no final das contas, se seus funcionários não estiverem engajados com o conteúdo, as ações de comunicação não terão efeito.

Vamos dar uma olhada em como você pode desenvolver um plano de comunicação interna para sua pequena empresa e criar uma força de trabalho engajada.

1. Construa uma equipe

A construção de um plano de comunicação interna robusta começa pela formação de uma equipe dedicada a isso.

Pense nisso: em um momento você está recebendo um memorando do departamento de RH sobre as novas políticas da empresa e no momento seguinte a equipe de liderança envia um e-mail para comunicar a estratégia.

Há grandes chances de que seus funcionários não leram nenhum deles, porque há muitas informações chegando a eles de diferentes fontes.

É por isso que é importante formar uma equipe que será a única responsável por criar, distribuir e regular o conteúdo para os funcionários. A equipe deve ser responsável por:

  • Impulsionando o engajamento dos funcionários
  • Facilitando a comunicação
  • Criar reconhecimento de marca internamente

Então, em vez de pulverizar a responsabilidade entre as equipes, forme um time de comunicação interna dedicada que garanta consistência na comunicação e evite a sobrecarga de informações. Isso torna mais fácil disseminar conteúdos relevantes e comunicar a estratégia de forma eficaz.

É uma boa ideia usar um modelo de organograma (mostrado abaixo) para apresentar a estrutura de equipe recém-formada ao restante da empresa.

2. Segmente o seu público

Você pode adotar uma abordagem abrangente e considerar toda a força de trabalho como seu público, mas não é assim que deve funcionar.

A chave para uma comunicação eficaz é mantê-la direcionada e personalizada. É aí que a segmentação de público entra em cena.

Isso envolve dividir seu público em grupos menores, ajudando você a fornecer uma comunicação relevante e focada. Quando você adapta as mensagens aos interesses do seu público, é provável que eles estejam mais engajados e investidos no que você tem a dizer.

Você pode segmentar seus funcionários por:

  • Departamentos
  • Tempo de empresa
  • Demografia
  • Nível de ensino

Você também pode considerar a criação de personas visuais de funcionários para entendê-los melhor e fortalecer sua estratégia de comunicação interna, como esse modelo abaixo:

3. Crie um plano de conteúdo

A sua empresa envia newsletters apenas quando há um grande anúncio a ser feito e depois desaparece por semanas?

Não há como essa “estratégia” promover o envolvimento dos funcionários, cultivar um senso de comunidade e fortalecer a cultura organizacional porque falta foco e consistência.

A resposta está na criação de um plano de conteúdo de comunicação interna e um cronograma de publicações. Ter um plano adiciona estrutura e garante que sua comunicação esteja alinhada com seus objetivos de negócios. Ele leva em consideração as principais áreas de foco do seu negócio ao criar conteúdo inclusivo.

Aqui estão alguns fatores que você pode considerar ao planejar seu conteúdo de comunicação interna:

  • Compartilhamento de atualizações de desempenho de negócios
  • Anunciar mudanças na empresa, como reestruturações ou fusões
  • Educar os funcionários sobre mudanças nas políticas e procedimentos
  • Incentivar o conteúdo gerado por funcionários
  • Anunciar novas contratações e promoções
  • Reconhecer os funcionários de alto desempenho
  • Execução de campanhas de reconhecimento da marca

Você pode criar um mapa mental online como este abaixo para definir os diversos tipos de conteúdo e os respectivos canais de comunicação, e ainda designar responsáveis pela criação de cada tipo de material: 

4. Use recursos visuais

Agora que você definiu as personas do público e um plano de comunicação interna, vamos falar sobre como você pode fazer com que seus funcionários se envolvam com seu conteúdo.

Vamos ser sinceros: ninguém vai ler aquele documento de estratégia com muito texto ou um longo boletim informativo.

Uma das maneiras mais eficazes de capturar a atenção e fazer com que os funcionários leiam o conteúdo é usando recursos visuais.

A comunicação visual dá vida aos materiais de comunicação, ajudando você a envolver seu público, comunicar informações complexas, inspirar mudanças e evocar emoções.

Aqui estão algumas maneiras de incluir recursos visuais em seu plano de comunicação interna:

  • Use ícones e ilustrações para explicar conceitos técnicos;
  • Crie listas de verificação de integração para novos funcionários;
  • Crie cartazes para educar a equipe sobre as melhores práticas no local de trabalho;
  • Crie roteiros para comunicar a estratégia;
  • Use gráficos e diagramas para visualizar um plano de projeto;
  • Forneça slides de apresentação e temas para powerpoint para resumir as reuniões;
  • Crie vídeos de treinamento educacional;
  • Use diagramas de processo para comunicar mudanças e melhorias no processo.

Dê uma olhada neste divertido FAQ de integração para novos funcionários. Ele fornece informações essenciais de uma forma atraente e visualmente atraente.

5. Escolha os canais certos

Antes de restringir seus canais de comunicação internos, é uma boa ideia fazer uma auditoria da situação atual. Por exemplo, se você estiver enviando boletins informativos por e-mail, analise as métricas de engajamento de e-mail para entender se seus funcionários estão lendo esses boletins.

Com tantas opções de canais disponíveis hoje, é importante escolher aqueles que seriam relevantes para o tamanho e a natureza da sua empresa. Embora você possa usar uma estratégia multicanal, você deve criar uma diretriz descrevendo a finalidade de cada canal. 

Você também pode criar uma pesquisa para entender os canais preferidos de seus funcionários.

Aqui está uma lista de canais de comunicação interna:

  • Intranet;
  • E-mail;
  • Aplicativo móvel;
  • Sites de redes sociais internas (por exemplo, Workplace do Facebook, etc.);
  • Blogs e podcasts internos da empresa;
  • Imprimir boletins informativos;
  • Ferramentas de gerenciamento de projetos (por exemplo, Monday.com, Trello, Asana etc.);
  • Ferramentas de comunicação (por exemplo, Slack, Chanty, etc.);
  • Webcasts.

Veja também: SólidesCast, o podcast sobre RH, gestão de pessoas, inovação e empreendedorismo da Sólides

Por exemplo, a intranet pode ser usada como uma plataforma de compartilhamento de conhecimento quando você decide criar banner para enviar mensagens breves e também para conteúdos mais longos que requerem um download. 

Já os aplicativos de mensagens instantâneas podem ser usados ​​para disseminar informações rapidamente.

6. Alinhar a comunicação interna e externa

Depois de não ter encontrado um comprador para a empresa, o Lehman Brothers enviou um comunicado à imprensa à meia-noite, anunciando sua intenção de buscar proteção contra falência. O que é horrível é que seus 25.000 funcionários ficaram sabendo disso na manhã seguinte, através da mídia.

Este é um exemplo de má comunicação interna que só leva à perda de confiança, caos e baixa moral. Por isso, é importante alinhar a comunicação interna e externa, garantindo que as mensagens sejam consistentes, claras e precisas.

Depois de estabelecer o plano de comunicação interna, trata-se de adaptar e entregar aos respectivos públicos de forma que seja relevante. A última coisa que você quer é que seus funcionários saibam o que está acontecendo em sua empresa por meio de fontes externas.

A lição: desenvolver uma estratégia de comunicação interna eficaz

Na corrida para atingir as metas de negócios, otimizar as operações comerciais e fortalecer a cultura organizacional, não podemos esquecer o maior patrimônio de uma empresa: seus funcionários.

À medida que sua empresa continua a crescer, ficará mais difícil manter um fluxo suave de comunicação, mas ter uma estratégia eficaz para recorrer certamente ajudará você a fornecer uma experiência unificada e criar uma força de trabalho engajada.

Precisando superar o desafio do plano de comunicação interna? Confira nosso calendário para nunca mais esquecer nenhuma data comemorativa, obrigação fiscal e ação de engajamento.

*Este conteúdo foi desenvolvido pela empresa parceira Venngage.

Fonte: Portal RH

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